محمد پرتوی - کاردانی مدیریت دفتری سقز
فریده نوری - کارشناسی ادبیات فارسی سقز

جزء حیاتی هر سازمانی را می توان دبی رخانه عنوان کرد. اشاره ی دبیرخانه صرف نظر از اندازه یا صنعت آن . به سیستم پشتیبانی اداریاست که عملیات روزانه یک سازمان را مدیریت خواهد کرد و مسئولیت طیف وسیعی از وظایف ، از جمله نگهداری سوابق ، ارتباطات ، برنامه ریزی و مدیریت اسناد را بر عهده دارد. یکی از مشک لاتی که سازمان ها و شرکت ها در مسیر الکترونیکی و هوشمند شدن و استفاده از سامانه های الکترونیکی با آن روبه رو هستند، نحوه تبدیل داده های ساختار نیافته ، به داده های ساختار یافته دیجیتال ، می باشد. لذا کارشناسان این عرصه برای رفع مشکل به دنبال راهی برای پرداز ش کردن اسناد به شکل هوشمند، دیجیتال و یا به عبارتی فناوریپردازش هوشمند اسناد و مدارک موجود در دبیرخانه ها افتادند. فناوری پردازش هوشمند سند می تواند در فرآیندهای ساده ای مانندمرتب سازی و بایگانی اسناد و یا فرآیندهای پیچیده تری مانند استخراج داده های مختل ف جهت تهیه ی گزارشات مالی یا تجزیه وتحلیل قرارداد ها مورد استفاده قرار بگیرد. این فناوری به طور کلی امروزه به نام IDP در بین متخصصان این عرصه قابل شناسایی می -باشد. هر چند فناوری مذکور دارای انواع مختلف و نقاط ضعف و قوت می باشد. لذا پژوهش حاضر بر آن شد تا به معرفی ایجاد مدل جدید اندیکاتور نامه ها در اتوماسیون اداری شهرداری سقز بپردازد . برای دست یابی به هدف مذکور از بین روش های پژوهش نوع کاربردی از سوی پژوهشگران برای دست یابی به هدف پژوهش انتخاب و نوع مطالعه ی توسعه ای که در این پژوهش روش قدیمی اتوماسیون در قالب مدل جدید از سوی پژوهشگران اصلاح شد . بر اساس پراکندگی کدهای اختصاص یافته به نامه ها نبود نظم خاص در کدهای واحدهای قدیم و جدید تعریف شده اند. به این شکل که ابتدا اندیکاتورها در سیستم اتوماسیون شهرداری به صورت ترکیب حروف و عددبدون ظبقه بندی خاصی انجام گ رفت ، سپس در صورت مشکل اصلاح آن خواهد شد . در مدل مذکور شماره - گذاری مکاتبات بر اساس و حسب فراوانی واحدهای زیرمجموعه ی شهرداری شهرستان سقز تشریح و مدل پیشنهادی ارایه شد . براساس یافته ی پژوهش مدل جدید شماره گذاری، کدهای یکپارچه به نامه ها و اندیکاتورها اختصاص داده شد که به صورت کلی درقالب عددی و یا ترکیبی بهعبارت دیگر ترکیبی از عدد و حروف بود که با توجه به فراوانی واحدهای تحت پوشش شهرداری شهرستان سقز مراکز تحقیقاتی بیشترین تعداد را به خود اختصاص دادند . لذا دامنه ی بزرگ تری از کدهای اندیکاتور برای این واحدها ن سبت به سایر بخش ها از سوی پژوهشگران در نظر گرفته شدند . در نهایت پژوهشگران که خود در واحد دبیرخانه ی شهرداری سقز مشغول به فعالیت هستند نتیجه گرفتند که این مدل برای دستیابی به الگوی جدیدی جهت ایجادکدهای ادنیکاتور اتوماسیون ادار یدرشهرداری سقز را فراهم کند تا موجب سهولت درجستجوی نامه های بایگانی شده براساس شماره باشد

اتوماسیون اداری،دبیرخانه ی هوشمند،اندیکاتور،سیستم های اطلاعات مدیریت ،مکاتبات شهرداری سقز