طراحی مدل و پیاده سازی فرایند جریان کار در صنعتی با ساختار سازمانی ماتریسی

امروزه جریان کار و مشخص نمودن فرایندهای سازمان و توسعه آن به عنوان یکی از شاخصهای توسعه بهره وری سازمان مطرح می باشد. مهندسی مجدد و مشخص نمودن فرایندها، و همچنین مشخص نمودن گردش کار در سازمان از ابزارهای بسیار کارآمدی است که می تواند در این ارتباط کارساز باشد. در این مقاله روشی ارائه شده که پس از سازماندهی یا مهندسی مجدد و سپس پیادهسازی و اجرای آن، مدلی برای ایجاد سیستم گردش کار در سازمان ها با ساختار سازمانی ماتریسی بدست آمده است. با کمک روش ارایه شده در این تحقیق و طبق مدل ارائه شده، ابتدا وضعیت موجود صنعت مورد تجزیه و تحلیل قرار گرفت، در این تحلیل در ابتدا مشخص گردید که آیا پروژه ها و وظایف محوله با سازمان سنخیت و ارتباط منطقی دارد یا خیر، در جایی که سنخیت مشاهده نشد کمی تهای به منظور بررسی مجدد انجام پروژه ها و وظایف محوله تشکیل گردید و پس از تعیین تکلیف پروژه ها با توجه به تعدد پروژه های صنعت و پیچیدگی تقسیم نفرات در پروژه ها به این نتیجه رسیدیم که باید ساختار ماتریسی را برای صنعت انتخاب نماییم، پس از انجام این انتخاب، تمامی مشاغل مورد نیاز تعریف و شناسنامه های شغلی تدوین و مصوب گردید، با انجام این مرحله سازماندهی نیروی انسانی بر اساس چارت سازمانی و شناسنامه مشاغل صورت گرفته و با تشکیل کمی ته ها فرایندهای کاری صنعت شناسایی و مورد مطالعه قرار گرفت، در ادامه تمامی دستورالعملها و روشهای اجرایی مورد نیاز فرایندها تدوین و مصوب گردید، پس از انجام سازماندهی و مهندسی مجدد صورت گرفته در صنعت، وارد فاز پیادهسازی و اجرایی پژوهش گردیدیم که در این مرحله فعالیتهای مربوط به پروژه ها مطابق با روش اجرایی فرایند برنامه ریزی و کنترل پروژه صورت گرفته و سازماندهی درخواستهای پروژه ها و صدور حکم کار مطابق با دستورالعمل صدور حکم کار انجام گردید، پس از آن توزیع حکم کارها جهت انجام کار مطابق با روش اجرایی گردش درخواستهای پروژه ها صورت گرفته و انجام حکم کارهای پروژه ها طبق روشهای اجرایی و دستورالعملهای فرایندها تا تکمیل و تحویل پروژه ادامه دارد. روش مذکور درسال1391 در صنعت مورد آزمون و استفاده قرار گرفته است و در نهایت نتایج کسب شده از این پژوهش طبق نظرسنجی انجام شده از کارشناسان خبره صنعت توسط پرسشنامه طراحی شده نشان داد که مدیریت و نظارت بر عملکرد واحدهای مختلف و یا افراد مختلف در سازمان پس از اجرای این طرح افزایش یافته، زمان لازم برای تحویل کار به واحدهای مربوطه کاهش یافته، میزان دوباره کاریها در خصوص جمعآوری و پردازش داده ها کاهش داشته، وضعیت تخصیص مناسب نیروی انسانی به هر یک از بخشها و مدیریت داده ها و اطلاعات بهبود یافته و در نهایت ارتباطات سازمانی و انسانی تا حد زیادی تسهیل و تسریع گشته است .

Keywords:

جریان کار , طراحی فرایند , مهندسی مجدد , ساختار سازمانی ماتریسی , برنامه ریزی و کنترل پروژه , حکم کار , دستورالعمل , روش اجرایی