اسماعیل رادگهر - کارشناس ارشد سازه های دریایی، دانشگاه پلی تکنیک تهران (امیرکبیر)
ناهید موتمنی - کارشناس ارشد معماری و شهرسازی، دانشگاه آزاد اسلامی واحد تهران مرکز

ر شد فزاینده پرونده های عمرانی، دعاوی ملکی واب سته به مجوزهای صادره از طرف شهرداریها نیز ر شد زیادی داشته اند. لزوم مدیریت بهینه صدور اجازه نامه ها و مجوزها و همچنین مدیریت عملیات اجرایی پروژه ها با در نظر گرفتن کمتر ین هزینه در تغییر مدیریتها و مشکلات اجرایی، مدیریت دعاوی با استفاده از الگوریتمهای مستند سازی در پروژه ها لازم و ضروری به نظر می رسد. از آنجا که تا کنون در مورد مدیریت دعاوی و مستند سازی در شهرداریها اقدام خاصی صورت نگرفته است، این مقاله، موارد و مشکات موجود بخاطر عدم وجود سیستم مستند سازی صحیح براساس استانداردهای PMBOK و ISO9001 و لزوم ا ستفاده از این استانداردها را مشخص می کند. همچنین اهمیت بومی سازی استاندارها و روشها، با توجه به موارد حقوقی و مشکلات به وجود آمده در این مطالعه موردی بر روی بخش صدور پروانه ساخت و گردش کاری فعلی شهرداریها مشخص می گردد. در این مقاله الگوهای مستند ساز ی مورد بررس ی و مطالعه قرار گرفته و یک چار چوب مستند سازی برای مدیریت دعاوی، خاصه در بخش معاونت شهرسازی معرفی می شود، تا واسطه آن روند اداری دچار وقفه یا اختلاف نشود و بر اساس چار چوب ارائه شده مواردی که به دلیل عدم تدوین نظامنامه مناسب و یا استانداردهای مستند سازی باعث تاخیر در صدور مجوزات ، عملیات اجرایی ، ایجاد دعاوی حقوقی و مشکلات بعدی در تحویل و واگذاری به بهره برداران بررسی و به همراه راهکارهای برون رفت از این چالشها و با الگوها و فلوچارتهای پیشنهادی ارائه می گردد. تدوین فلوچارتها و روند اجرایی کارها در جهت شفافیت در روند صدور مجوزها و جلوگیری از مواردی که باعث طرح دعاوی در محاکم رسمی و به وجود آمدن مشکات هم برای ذینعان و هم برای مسئولان یا کارمندان گردیده است ، می باشد . هدف از این فلوچارتها و شفافیت مسیر اجرای کار آنست که : اول از موازی کاریها جلوگیری کند، دوم امکان تداخل کاری به بخشهای مختلف به حداقل برسد، سوم در صورت قصور، اهمال و یا وجود مشکل در روند کار، واحد مربوطه و بازه تاخیر بطور مستدل قابل شناسایی و اقدام برای رفع مشکلات و جبران تاخیرات هدفمندگردد ،چهارم مدارک و مستندات صدور اجازه نامه کاماً مشخص و شفاف شده و نکته مبهم برای متقاضی و صادرکننده وجود ندارد، پنجم مدیریت اصلی می تواند بدون فشارهای جانبی و اختلال در مسئولیتها و موازی کاری هر بخش را جداگانه و کلی بصورت یکپارچه مدیریت کند.

مستند سازی ، موافقت نامه ، مدیریت دعاوی، ، نظام نامه