شیوه‌ای جدید در ثبت و مدیریت مستندات سازمانی

این مقاله به ذکر اهمیت ثبت و نگهداری الکترونیکی مستندات در سازمان ها پرداخته و دلایل اصلی لزوم تغییر روش نگهداری مستندات از شیوه های کاغذی و فیزیکی به دیجیتالی را، بیان می کند. همچنین برخی سیستم های ثبت و مدیریت مستندات سازمان ها و نحوه کار با آنها را معرفی نموده و مهم ترین مشکلاتی را که هریک از این سیستم ها با آن مواجه هستند مورد بررسی قرار می‌دهد. و در نهایت یک روش جدید برای ثبت، نگهداری و مدیریت مستندات ارائه می نماید که بسیاری از نقاط ضعف سیستم های مشابه را پوشش داده و از مزایایی برخودار است که برای استفاده عمومی بسیار مناسب می باشد. راهکارهایی مانند پورتال های سازمانی می توانند این وظیفه را بر عهده بگیرند. این مقاله قصد دارد علاوه بر ذکر راهکارهای معمول که در برخی سازمان ها به کار می رود، شیوه ی دیگری ارائه دهد که به سادگی قابل استفاده بوده و هیچ گونه مدیریت پیچیده ای نمی طلبد.

Keywords:

پورتال سازمانی , ثبت مستندات سازمان , مدیریت مستندات , Microsoft Office OneNote , SharePoint , Outlook