بررسی و تحلیل کارایی چرخه مکاتبات و اسناد و مدارک دستگاه های اجرایی استان خوزستان

هدف: بررسی وضعیت مکاتبات اداری و اسناد و مدارک دولتی یکصد دستگاه اجرایی استان خوزستان به منظور ارتقای سطح امنیت، فراگیر کردن عرضه خدمات الکترونیکی در نظام مکاتبات اداری و افزایش بهره وری. روش شناسی: روش پژوهش، پیمایش تحلیلی و مطالعات میدانی است و برای گردآوری داده های پژوهش از پرسشنامه، بازدید حضوری و مصاحبه استفاده شده است.جامعه پژوهش: کارکنان دستگاه های ذیربط که مکاتبات کاغذی و الکترونیکی را با استفاده از نرمافزار اتوماسیون در یکصد فرمانداری و دستگاه های اجرایی استان خوزستان انجام میدهند.یافته ها: یافته ها در تایید فرضیه، نشان میدهد که در مقایسه مکاتبات اداری یکصد دستگاه اجرایی استان خوزستان (27 فرمانداری و 73 دستگاه اجرایی) در سال 1395، درصد ارایه مکاتبات الکترونیکی دستگاه های اجرایی نسبت به فرمانداریها، با 77 درصد بالاترین میزان را دارد و اینکه چگونه جایگزینی مکاتبات الکترونیکی در فرایند سازمانی سبب کاهش سلسله مراتب سازمانی، بوروکراسی اداری، کاهش تشریفات و بهبود امور میشود.همچنین؛ وضعیت رشد مکاتبات الکترونیکی با استفاده از سامانه اتوماسیون 10 استان برتر را به ترتیب اولویت نشان میدهد که استانداری خوزستان با 90 درصد مکاتبات الکترونیکی سالهای 1394 و 1395 در اولویت هشتم قرارگرفته و نسبت به سالهای قبل پیشرفت داشته است.نتیجه گیری: طی بررسی انجام شده مشخص گردید بسیاری از دستگاه های مورد مطالعه شاخصهای مورد نیاز (سخت افزار، نرم افزار، آمادهسازی زیرساختهای فنی، احصاء و بهبود فرایندها، شبکه، آموزش، راهبری الکترونیکی تبادلات، هوشمندسازی، فرهنگ سازمانی و مواردی از این دست) را، که در تشکیل یک سازمان کم یا بدون کاغذ و مدیریت اسناد الکترونیکی نقش موثری ایفا مینمایند، ندارند. در پایان برای بهبود چرخه مکاتبات و اسناد و مدارک اداری دستگاه های اجرایی، که سهم بسزایی در تحقق دولت الکترونیک ایفا مینمایند، راهکارهایی ارایه شده است.

Keywords:

سازمان کم و بدون کاغذ , 1 اتوماسیون اداری , 2 دولت الکترونیک , 3 مکاتبات اداری , 4دستگاه های اجرایی استان خوزستان