ارتباط متقابل بین مدیریت اسناد، مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش

اسناد، محصولات جانبی طبیعی فعالیت های هر سازمان اند. مدیریت اسناد در سال های اخیر توجه فراوانی را در دنیای تجارت به خود جلب کرده و به سازمان ها امکان داده است کنترل بیشتری بر تولید، ذخیره و توزیع اسناد خود اعمال کنند؛ در نتیجه، بهره وری آنان در استفاده مجدد از اطلاعات افزایش یافته است. در محیط پرتلاطم کسب وکار امروز، موفقیت سازمان به میزانی وابسته است که بتواند اطلاعات خود را کارآمد و موثر مدیریت کند. مفهوم مدیریت اطلاعات سال هاست که مورد توجه قرار دارد و با ظهور عصر اطلاعات ساختارهای اقتصادی و اجتماعی دگرگون شده اند. روندهای جهانی، اقتصاد را به سمت اقتصاد دانش محور سوق داده اند و همین امر ضرورت مدیریت دانش را برجسته ساخته است. مدیریت دانش، دربرگیرنده ی مدیریت اطلاعات و مدیریت افراد است؛ اما خود دانش به طور مستقیم قابل مدیریت نیست، تنها اطلاعات مرتبط با دانشی که در اختیار افراد سازمان است را می توان مدیریت کرد. از این رو مدیریت موثر اطلاعات پیش شرط اصلی مدیریت دانش محسوب می شود و میان مدیریت اطلاعات و دانش رابطه ای نزدیک و پویا وجود دارد. برای موفقیت در اقتصاد رقابتی، امروز سازمان ها باید زمان بهره گیری از دارایی های اطلاعاتی خود را به حداقل برسانند تا بتوانند فرآیندهای حیاتی کسب وکار را ساده سازی کنند. در این راستا به منظور تسریع تصمیم گیری، تضمین به روز بودن اسناد و تسهیل دسترسی به دانش سازمانی وجود یک سیستم مدیریت اسناد ضروری است؛ سیستمی که اسناد را به صورت ایمن سازماندهی، ذخیره و به اشتراک بگذارد. به ویژه سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی یکی از ابزارهای کلیدی برای تحقق مدیریت اطلاعات و مدیریت دانش به شمار می آید.

Keywords:

مدیریت اسناد , مدیریت اطلاعات , مدیریت دانش