نگاه ویژه به استفاده از فناوری ارتباطات و اطلاعات در مدیریت موسسات دارای فعالیت های حیاتی

بی تردید در فضای به شدت رقابتی کنونی، موفقیت یک سازمان به این موضوع بستگی دارد که این سازمان تا چه حد توانایی دارد تا در بازار به صورت منعطف عمل نماید. مدیریت باید سریعا0 به احتیاجات واکنش نشان دهد. هرچه یک موسسه بهتر و سریعتر بتواند به این چالش ها پاسخ دهد، پیشرفت آن نسبت به رقبا قابل توجه تر خواهد بود.سازمان ها به این توانایی و چابکی از طریق تعریف فرآیندهای کسب و کار، اجرا و بهینه سازی آن دست پیدا می نمایند. فرآیندهای کسب و کار ارتباط افراد مشارکت کننده را قانونمند، نحوه به کارگیری منابع را تعیین و در نهایت منجر به نتیجه مشخص می گردد. همچنین هزینه ها را کاهش داده و امکانات در دسترس، بهتر استفاده می گردد. از سوی دیگر به طور همزمان می توان به کیفیت مورد نظر یک محصول یا خدمت بهتر دست یافت. همچنین باعث شفافیت می گردد و کار مدیریت و رهبری سازمان را ساده تر می کند. با عنایت به اینکه فرآیندهای کسب و کار سازمان ها با توجه به تغییرات تکنولوژی و موضوعات جهانی شدن، دایما0 دست خوش تغییرات می باشند به نحوی که نیازمند اصلاحات زمانی متعدد می گردند. این وضعیت باعث شده تا استفاده از روش های بهینه نمودن فرآیندهای کسب و کار به دلیل کاهش هزینه ها و پاسخگویی به نیازهای کاربران نسبت به روش های باز مهندسی فرآیندها، مورد توجه قرار گیرد. از سوی دیگر تغییرات فناوری به ویژه ICT موجب تغییرات در کسب و کارها، فرآیندها و حتی مدیریت سازمان ها شده است به نحوی که طی سالیان اخیر، ICT نقشی استراتژیک در پیاده سازی ارایه خدمات به مشتریان را دارا بوده و کاربرد آن علاوه بر اتوماسیون فرآیندهای خاص، دگرگونی عملیات و سرویس ها را به همراه داشته و سبب بهبود کیفیت آنها در موسسات گردیده است. با وجود دستاوردهای ترغیب کننده و ظهور محصولات قابل دسترس از نظر اقتصادی، کاربرد ICT کماکان به عنوان دغدغه ای برای موسسات باقی مانده است. همچنین علی رغم آن که سیستم های ICT در گذر زمان به طور فزاینده ای پیچیده و کامل تر شده اند لیکن در غالب موارد، توفیقی در برآوردن انتظارات موسسات نداشته و نتایج مطلوب تحصیل نگردیده است. به علاوه سیر صعودی تکامل محصولات و رابطه متقابل آنها با یکدیگر می تواند اثری معکوس بر پایداری فرآیندهای موسسات داشته و در نهایت منتج به بروز نگرانی هایی در زمینه توازن نتیجه- هزینه و عدم قطعیت شیوه های مناسب شناخته شده برای توسعه کاربردهای موفق ICT گردند. این موارد به ویژه در سازمان های بزرگ و دارای ماموریت های حیاتی از جمله موسسات تامین اجتماعی، موسسات مالی و اعتباری، مراکز خدماتی و درمانی و غیره به وضوع مشاهده می گردد. به بیان دیگر اینگونه موسسات برای ارایه خدمات به مشتریان، ارتباط بین دفاتر خود، مدیریت یکپارچه و راهبری سیستم، مجبورند از ICT استفاده نمایند. با عنایت به اینکه مدیریت اینگونه موسسات بر عهده دولت می باشد لذا ضرورت دارد دولت در راستای تکالیف محوله، دولت الکترونیک و به منظور دستیابی به حکمرانی خوب نسبت به تدوین، ابلاغ و اجرای دستورالعمل های مدیریت فرایندها در حوزه فناوری اطلاعات و ارتباطات در اینگونه موسسات اقدام نماید.