چگونه با کارمندان بدقلق رفتار کنیم؟ (پارت سوم)

چگونه با کارمندان بدقلق رفتار کنیم؟

رفتار مناسب و مدبرانه با افراد بدقلق و سخت، خود هنری مبتکرانه را می طلبد. لذا یک مدیر باید هنر رفتار صحیح با اینگونه افراد را داشته باشد؟ در این راستا پیشنهادات زیر می تواند در نحوه برخورد با کارمندان بد قلق به کمک یک مدیرآگاه بشتابد و ضمن دقت و عمل بهینه و بموقع به آنها، روند کنترل و حفظ آرامش محیط کار را مدیریت نماید.

۱- تشریح مدیر از مشکل پیش آمده توسط کارمند بد قلق

مدیر سازمان باید قبل از هر اقدامی، آن رفتار خاصی از فرد بد قلق را که پذیرفتنی نیست مشخص نماید، این که چه کسی از آن رفتار و یا گفتار آسیب دیده است، در چه فواصلی رخ داده است و … اینها میتوانند نکاتی باشد که باید از قبل در مورد آنها اطلاعات کافی جمع آوری شود. سپس مدیر مجموعه می تواند در راستای رفع مشکل پیش آمده، توسط فرد بد قلق و دشوار تمرکز نماید. مثلا مدیر باید دقت نماید که: اگر رفتار نادرست کارمند بدقلق فقط در مورد یک نفر روی می دهد، ممکن است قضیه به جای مشکل رفتاری فرد بیشتر شبیه یک دعوای شخصی باشد. بنابراین نباید این موضوع را به کل رفتار فرد دشوار تعمیم دهد. لذا ضروری است حتما این موضوع از قبل بررسی شود و مطمئن باشند که این موضوع جزو خصلت های رفتاری فرد بد قلق است و نه فقط یک رفتار خاص، آنهم با یک یا چند فرد مشخص. بنابراین روند مرحله ذیل ضروری خواهد بود:

۲- مشخص نمودن دلیل رفتار کارمند بد قلق یا ناسازگار

لازم هست مدیر از کارمند دیگر خود که در مقام نظارت، بررسی و کشف برخی مشکلات و رویدادها در اداره هست همچون مشاور، کارگزینی یا حراست مجموعه، درخواست یاری نموده و به دنبال یافتن دلیل و سرنخ های این نوع رفتار باشد و چرایی انجام این رفتارها از کارمند بدقلق را جویا گردد. از خود سوال نماید که: آیا ذات شغل فرد اینگونه است و یا رفتارهای مدیر و دیگران،کارمند را بدقلق کرده است. با بررسی چگونگی رفتارهای فرد بد قلق و دیگران و تعاملات آنها، سرنخ هایی از رفتارهای منفی پیدا میگردد که نیاز به کنترل و محدود کردن آن وجود خواهد داشت. در این راستا مشخص کردن دلیل رخ دادن رفتارها از سوی افراد بدقلق، هم چنین دلیل آزردگی خود مدیر و یا دیگران می توانند به مدیر در یافتن راه حل ها بسیار کمک کند. توجه داشته باشید این اطلاعات شما را در مدیریت افراد بدقلق بسیار کمک و هدایت می کند. درک چگونگی و چرایی این رفتارها می تواند در انتخاب نوع برخورد شما با افراد بدقلق بسیار موثر باشند.

۳- تشخیص زیان های مادی و حیثیتی ایجاد شده توسط فرد ناسازگار

رفتار مشکل آفرین همیشه ضررهای مادی به دنبال خواهد داشت. خواه به قیمت کاهش بهره وری و یا به بهای نارضایتی کارمندان دیگر و اعضای تیم باشد، به هر حال زیان های مادی به دنبال دارد. لذا ضروری است که این آسیب ها و ضررهای مادی مشخص شود. اگر میزان ضرر مادی بسیار ناچیز باشد و یا نتوان این میزان ضرر را به دلیل اندک بودن محاسبه کرد، بهتر است از آن نوع رفتار افراد بد قلق چشم پوشی نمود. یادتان باشد نارضایتی های اعضای دیگر تیم و کاهش بهره وری ها هم ضرر مادی دارند و شاید مدیر نتواند عدد آن را بدست بیاورد ولی قطعا زیان مادی خواهد داشت.اما گاهی اوقات ضررهای حیثیتی و شخصیتی این فرد به دیگر افراد در محیط کار و مجموعه فعالیت وی اجتناب ناپذیر بوده و نباید از روی آن به راحتی عبور کرد و اینجاست که مدیر یا رییس مجموعه باید با کمک عوامل موثر در مجموعه مشکل را ریشه ای حل و رفع نمایند تا حواشی وشایعات پنهان و آشکار ایجاد شده در مجموعه از بین برود.

۴- داشتن آمادگی لازم برای برخورد با کارمند بدقلق

با توجه به اطلاعات حاصله، بعنوان یک مدیر باید آمادگی لازم برای برخورد با کارمند بدقلق را بدست آورید. لذا سوالات زیر را از خودتان بپرسید و به آنها پاسخ دهید.

• چه نگرانی خاصی درباره ی آن مشکل دارید؟
• در این گفتگو با کدام دشواری های احتمالی روبه رو خواهید شد؟
• چگونه با آن برخورد می کنید؟

در مواجهه با کارمندان بد قلق باید برای هر وضعیتی که ممکن است با آن روبه رو شوید آمادگی داشته باشید. بنابراین مشخص کنید که می خواهید چه کاری انجام دهید. سپس در جایی که آرامش و زمان کافی برای شرح دادن اوضاع داشته باشید، جلسه ای ترتیب دهید، موضوع را بررسی و اقدامات لازم را انجام دهید.

۵- پیش بینی احتمالی واکنش های فرد بدقلق و شبیه سازی آن واکنشها

در صورت حاد بودن موضوع بعنوان یک مدیر، حتما از قبل، با یک نفر دیگر آن وضع آزاردهنده را مطرح کنید و با شبیه سازی موقعیت، واکنشهای احتمالی کارمند بدقلق را از قبل بررسی و راه حل هایی برای آن بیابید. اینگونه با آمادگی بیشتری اقدام خواهید کرد. به یاد داشته باشید شخصی که قصد برخورد با او را دارید فرصتی برای تمرین نداشته است. این شبیه سازی ها بیشتر برای افراد بسیار مشکل ساز و غیر قابل پیش بینی بسیار حیاتی است چرا که ممکن است شما را در شرایط بدی قرار دهد.

۶- یافتن راه حل و داشتن مهارت لازم جهت ریشه یابی رفتار فرد دشوار

با لحنی عاری از سرزنش به کارمند بدقلق و ناسازگار توضیح بدهید که چرا آن موضوع شما را نگران می کند. مستندات مشخصی ارائه بدهید. سعی نکنید به عنوان راه حل نظر خودتان را تحمیل کنید. با طرح چند پرسش برداشت خود را بیازمایید. روشن کنید که خواهان تغییر آن رفتار هستید. به فرد دشوار خوب گوش دهید، با ذهن باز صحبت کنید، بر گفته های شخص تمرکز کامل داشته باشید، به زبان بدن و تماس چشمی خود و طرف مقابل مراقبت کامل داشته باشید، از هرگونه قضاوت عجولانه و فرضیه بافی سریع دوری کنید، سعی کنید بر رفتار فرد تمرکز کنید نه به خود شخص، و در نهایت بعد از شنیدن اظهارات فرد دشوار بنوعی سعی بر همدلی با ایشان داشته باشید.

7- تعیین ضرب الاجل برای کارمند بدقلق و ناسازگار

بعد از توافق بر سر راه حل با کارمند بدقلق و دشوار حتما تعهداتی را مشخص و برای عمل به آن مهلت معین کنید. از شخص بخواهید پایبندی به قولش را اعلام کند و در ضرب الاجل های زمانی پیگیر موضوع باشید و به اقدامات وی بازخوردهای موثری بدهید. مرحله به مرحله مشاهدات خود را تشریح کنید و در موردش نظر بدهید. دوباره نحوه ی پیشرفت کار را ارزیابی و اگر لازم بود تجدید نظر کنید. اگر تغییری ایجاد نشده بود، مراحل را تکرار کنید. کاملا جدی باشید و قاطع. پرخاشگری و توهین نکنید بلکه با صبوری، قاطعیت خودتان را نشان دهید.