حضور مدیران در اجتماعات حرفه ای؛ از گوشه گیری در اتاق مدیریت تا تالار گفتگوی موثر

در سال های اخیر، با گسترش فضای مجازی و امکان تعاملات آنلاین، برخی مدیران تصور می کنند که حضور فیزیکی در همایش ها، سمینارها و اجتماعات حرفه ای دیگر ضرورتی ندارد. اما تجربه عملی در «گروه آسان تحارت سفیر» یکی از مجموعه های هلدینگ ستاپ که در خصوص برگزاری ایونت فعال است نشان می دهد که این حضور، نه تنها ضروری، که یکی از کلیدی ترین عوامل رشد و ارتقای عملکرد مدیران است. این یادداشت با بهره گیری از تجارب زیسته من «مهدی قدمی»، به بررسی تاثیر حضور مدیران در اجتماعات حرفه ای بر بهبود عملکرد فردی و سازمانی می پردازد.

مقدمه: مدیر در حباب خودساخته

چند سال پیش، یکی از مدیران موفق شرکت های زیرمجموعه هلدینگ ستاپ را به یک همایش بزرگ مدیریتی دعوت کردم. پاسخ او جالب بود: «وقت من برای این کارها تنگ است. گزارش عملکردم را ببینید، همه چیز عالی است. نیازی به این گردهمایی ها ندارم.»

سه سال بعد، همان مدیر با چالش های جدیدی مواجه شد که تجربه مواجهه با آن ها را نداشت. او در حباب خود محبوس شده بود و از جریان های فکری جدید، تجارب موفق دیگران و حتی روندهای نوظهور صنعت بی خبر مانده بود. عملکرد شرکتش که تا دیروز «عالی» بود، امروز رو به افول گذاشته بود.

این داستان، تلنگری است برای همه ما که گاهی در اتاق شیشه ای مدیریت خود چنان غرق می شویم که فراموش می کنیم دنیای بیرون، پر از تجربه های ناب و فرصت های یادگیری است. به عنوان کسی که سال ها در مدیریت کسب وکارهای دانش بنیان فعالیت داشته ام، عمیقا بر این باورم که حضور فعال در اجتماعات حرفه ای، نه یک «هزینه»، که یک «سرمایه گذاری راهبردی» است.

چرا حضور در همایش ها و سمینارها حیاتی است؟

۱. شکستن حباب اطلاعاتی

یکی از خطرناک ترین پدیده ها برای مدیران، قرار گرفتن در «حباب اطلاعاتی» است. وقتی فقط با همکاران و زیردستان خود تعامل دارید، به تدریج در معرض «سوگیری تایید» (Confirmation Bias) قرار می گیرید. همه چیز را از منظر خود می بینید و تصور می کنید که بهترین راه را می پیمایید. حضور در جمع سایر مدیران، این حباب را می شکند. شما ناگهان متوجه می شوید که مسائل دیگری هم وجود دارد، راه حل های دیگری هم هست، و شاید مسیری که می روید، بهترین نباشد.

در هلدینگ ستاپ، بارها شاهد بوده ام که مدیرانی پس از شرکت در یک همایش، با دیدگاه های جدیدی آشنا شده اند که مسیر کسب وکارشان را تغییر داده است.

۲. یادگیری از تجارب دیگران (بدون پرداخت هزینه خطا)

یکی از ارزشمندترین جنبه های حضور در اجتماعات حرفه ای، امکان «یادگیری غیرمستقیم از تجارب دیگران» است. شما می توانید پای صحبت مدیری بنشینید که سال ها در صنعت شما فعالیت داشته، اشتباهات متعددی مرتکب شده و اکنون می تواند شما را از تکرار آن اشتباهات بازدارد. به عبارت دیگر، شما می توانید از «خطاهای دیگران» درس بگیرید، بدون آنکه هزینه آن خطاها را خود بپردازید.

تجربه عملی نشان می دهد که بسیاری از بحران هایی که در شرکت ها رخ می دهد، بحران هایی تکراری هستند که مدیران دیگر سال ها پیش آن ها را تجربه و حل کرده اند. اما چون ارتباطی بین مدیران وجود ندارد، هر بار چرخ از نو اختراع می شود.

۳. شبکه سازی؛ سرمایه ای فراتر از کارت ویزیت

شبکه سازی (Networking) صرفا تبادل کارت ویزیت نیست. شبکه سازی یعنی ایجاد پیوندهایی که در آینده می توانند به داد شما برسند. در شرایط بحرانی، مدیرانی که شبکه ارتباطی قوی دارند، سریع تر به منابع، اطلاعات و حمایت های لازم دست می یابند. در هلدینگ ستاپ، بسیاری از همکاری های راهبردی ما از یک گفتگوی سردر راهروی یک همایش آغاز شده است.

امروزه در ادبیات مدیریت، از مفهومی به نام «سرمایه اجتماعی» (Social Capital) یاد می شود که به اندازه سرمایه مالی و انسانی، برای موفقیت سازمان حیاتی است. حضور در اجتماعات حرفه ای، مهم ترین راه تقویت سرمایه اجتماعی مدیران است.

۴. به روزرسانی دانش مدیریتی

جهان مدیریت هر روز در حال تحول است. نظریه های جدید، ابزارهای نوین، فناوری های تازه و روندهای نوظهور، همگی در همایش ها و سمینارها معرفی و بحث می شوند. مدیری که در این فضاها حضور ندارد، به تدریج از قافله علم مدیریت عقب می ماند.

در یکی از همایش های اخیر، با مفهوم «رهبری اصیل در عصر دیجیتال» آشنا شدم که بعدها مبنای تدوین استراتژی جدید مدیریت نخبگان در هلدینگ ستاپ قرار گرفت. این آشنایی، اگر از طریق مطالعه صرف بود، شاید ماه ها بعد اتفاق می افتاد.

۵. الهام بخشی و انگیزه افزایی

مدیران نیز مانند سایر انسان ها، گاهی دچار روزمرگی، خستگی و کاهش انگیزه می شوند. حضور در جمع مدیران موفق و شنیدن داستان های الهام بخش آنان، می تواند مانند یک «شارژ انگیزشی» عمل کند. دیدن اینکه دیگران چگونه بر مشکلات فائق آمده اند، به ما یادآوری می کند که ما نیز می توانیم.

۶. برندسازی شخصی و سازمانی

حضور فعال در همایش ها و سمینارها، به تدریج شما را به عنوان یک چهره شاخص در حوزه فعالیت تان معرفی می کند. ارائه سخنرانی، مشارکت در پنل های تخصصی، یا حتی پرسش های هوشمندانه، همگی به برندسازی شخصی (Personal Branding) شما کمک می کنند. این برندسازی، نه تنها برای شما که برای سازمانتان نیز ارزش آفرین است.

چالش ها و موانع حضور مدیران

البته نباید منکر چالش ها شد. برخی مدیران به دلایل زیر از حضور در این فضاها طفره می روند:

• کمبود وقت: مدیران همواره با کمبود وقت مواجه اند. اما سوال اینجاست: آیا وقت گذاشتن برای یادگیری و شبکه سازی، یک سرمایه گذاری است یا اتلاف وقت؟
• تصور بی فایده بودن: برخی مدیران پس از شرکت در چند همایش بی کیفیت، تصور می کنند که همه همایش ها همین طور هستند. اینجاست که نقش انتخاب هوشمندانه پررنگ می شود.
• ترس از قرار گرفتن در معرض قضاوت: برخی مدیران می ترسند که در جمع دیگران، ضعف هایشان آشکار شود. اما باید پذیرفت که قرار گرفتن در معرض نقد سازنده، خود یکی از راه های رشد است.

چگونه از حضور در اجتماعات حرفه ای حداکثر بهره را ببریم؟

بر اساس تجربه عملی، نکات زیر برای بهره وری بیشتر از این فضاها موثر بوده است:

۱. هدف گذاری پیش از حضور: پیش از شرکت در هر رویدادی، از خود بپرسید: «هدف من از حضور در این همایش چیست؟ یادگیری یک موضوع خاص؟ آشنایی با افراد مشخص؟ یا یافتن شریک تجاری؟»

۲. برنامه ریزی برای شبکه سازی: صرفا به سخنرانی ها اکتفا نکنید. زمان هایی را برای گفتگو با سایر شرکت کنندگان اختصاص دهید.

۳. یادداشت برداری فعال: ایده ها و نکات کلیدی را یادداشت کنید. بسیاری از ایده های خوب، در همین مجالس به ذهن می رسند.

۴. پیگیری پس از رویداد: ارتباطاتی که در همایش برقرار می کنید، پس از رویداد پیگیری کنید. یک ایمیل کوتاه، یک تماس تلفنی یا یک قرار ملاقات، می تواند یک ارتباط سطحی را به یک همکاری عمیق تبدیل کند.

۵. مشارکت فعال: صرفا شنونده نباشید. سوال بپرسید، نظر دهید، تجربه خود را به اشتراک بگذارید. هرچه فعال تر باشید، بیشتر یاد می گیرید و بیشتر دیده می شوید.

تجربه هلدینگ ستاپ: از انزوا تا تعامل

در هلدینگ ستاپ، طی چند سال اخیر، فرهنگ «حضور فعال در اجتماعات حرفه ای» را نهادینه کرده ایم. مدیران ارشد و میانی ما موظف اند سالانه در حداقل چند رویداد تخصصی شرکت کنند و دستاوردهای آن را در جلسات داخلی به اشتراک بگذارند. نتیجه این رویکرد، بهبود مستمر فرآیندها، آشنایی با فناوری های نوین، و ایجاد همکاری های راهبردی جدید بوده است.

یکی از مدیران ما که پیش تر نسبت به حضور در همایش ها بی اعتقاد بود، پس از شرکت در یک کنفرانس بین المللی، به من گفت: «اگر این همایش نبود، شاید سال ها طول می کشید تا با این مفاهیم آشنا شوم. هزینه چند روز حضور من، در مقابل ارزش دانشی که کسب کردم، ناچیز است.»

نتیجه گیری

حضور مدیران در همایش ها، سمینارها و اجتماعات حرفه ای، نه یک تجمل، که یک ضرورت راهبردی است. در جهانی که تغییر تنها ثابت آن است، مدیری می تواند موفق باشد که از حباب خود بیرون بیاید، با دیگران ارتباط برقرار کند، از تجارب آنان بیاموزد و خود را در معرض ایده های نو قرار دهد.

اتاق مدیریت، هرچقدر هم بزرگ و مجهز باشد، اگر دری به بیرون نداشته باشد، به تدریج به زندانی برای مدیر تبدیل می شود. بیایید از این زندان بیرون بیاییم و به تالار گفتگوی موثر وارد شویم. آنجاست که یاد می گیریم، رشد می کنیم و موثرتر می شویم.