فناوری اطلاعات و چالش های فراروی مدیریت در سازمان

چالش های مدیریت دیجیتال تا همین گذشته نه چندان دور ، مثلا تا دهه پیش در بسیاری از اصول و مبانی مدیریت همچنان پایدار و پابرجا بود و تنها رویکردها وشرایط بود که تفاوتهایی در مکاتب مدیریتی ایجاد می نمود. ولی امروزه در عصر دیجیتال چالش های تند و تازه ای پیش روی مدیران قرار دارد. چالش هایی که ویژگی های عصر جدید هستند. جهانی شدن ، فن آوری اطلاعات و سرعت تحولات برخی از این چالش ها هستند.
اما به نظر می رسد که بزرگترین چالشی که مدیران با آن دست به گریبان هستند تغییر تعاریف اصولی باشد. تعاریفی که سالهای سال مبنای عمل و ارزیابی بوده اند.
امروزه تعریف دانش ، ثروت ، و ارزش های اجتماعی دگرگون شده اند.

می توان دردسر های مدیریت در دهه جاری و پیش رو را به دو بخش تقسیم نمود:

نخست: آن دسته از مشکلاتی که بی ثباتی ها و سرعت تحولات تحمیل می کنند.
دوم : آن دسته از مشکلاتی که چارچوب های فکری و دستگاه های ارزشی را متزلزل می سازند.
رابطه پیچیده ای میان درد و درمان در مدیریت عصر حاضر برقرار است. به گونه ای که اثرات جانبی برخی از درمان ها به اندازه خود دردها نیازمند توجه هستند. و بسیاری از راهکارها اثرات جانبی وخیمی دارند که خود نیازمند طرح و برنامه ای برای بهبود است. و همه این برنامه ریزی ها در شرایط بی ثبات و غیر قابل پیش بینی با قاطعیت اندک رخ میدهند.
از آنجا که گسترش فن آوری اطلاعات و ارتباطات و در پی آن مدیریت دیجیتالی سازمان ، خود مقوله ای جدید است لذا سوابق تحقیق در این امور، محدود به دهه اخیر می باشد. در کشور ما ایران نیز چند سالی است که سازمان ها با دو رویکرد کلی به سمت مدیریت دیجیتالی کشیده شده اند.
نخست: برای رهایی از حجم بالای پردازشهای بروکراتیک سازمانی
دوم : برای تظاهر به نوگرایی و مدرن بودن .
متاسفانه رویکرد دوم غالب است. این در حالی است که سازمان های قدیمی تر با ساختار کلاسیک ، به تازگی با رقیب تازه ای روبرو شده اند : سازمان های مجازی و دیجیتالی. از سوی دیگر مرزها در نوردیده شده اند و تجارت و بازاریابی جهانی ، همه کسب و کارهای محلی را در برابر رقبای جهانی قرار داده است.
این شرایط که به کلی بی سابقه است ، تعاریف پایه را نیز دستخوش دگرگونی کرده است.
● عمده ترین چالش های مدیریت سازمانی وفناوری اطلاعات در سالهای گذشته و پیش رو عبارتند از:
۱- امنیت
۲- ثبات
۳- روابط انسانی
۴- سرعت تحولات
۵- تغییر اصول و تعارف پایه مدیریت
که به شرح مختصری پیرامون هریک از موارد بالا و بررسی اثرات جانبی برنامه های اصلاحی می پردازیم که برای آنها تدارک دیده شده است.
۱- امنیت:
امنیت اطلاعات و حفاظت از اسرار سازمانی ، همواره ذهن مدیران را مشغول خود ساخته است. ساخت صندوق های ایمنی و مکانیزم های حفاظتی برای نگهداری از اسناد کاغذی ، خود صنعتی گسترده را پدید آورده است. مراقبت از اسناد کاغذی چندان مشکل نیست. اما هرچه این امنیت را بالاتر ببریم هزینه و زمان دسترسی را افزایش داده ایم. اما با پیدایش رایانه ها و ظهور نوع تازه ای از سند بنام سند دیجیتال ،کار ویرایش ، دسترسی ، صدور ، انتقال اسناد ، ساده و مکانیزه گردید . همزمان با این دگرگونی ها نوع تازه ای از تخلفات نیز مشاهده گردید و مساله امنیت اسناد دیجیتالی مطرح شد. همچنین مشکلات اعتبار سنجی و امضای دیجیتال خود مقوله ای شد که مدیران را بیش از پیش از الکترونیکی نمودن اسناد حساس و دارای اعتبار حقوقی منصرف ساخت. دلیل این بی میلی و انصراف سه چیز میتواند باشد :
الف : عدم طراحی سیستم اطلاعاتی بصورت درست و منطبق با نیاز سازمان.
ب : عدم آشنایی کارکنان با مفاهیم فن آوری اطلاعات و ناتوانی در کار با رایانه
ج : رشد روزافزون تخلفات دیجیتال و نگرانی از امنیت داده ها.
مورد الف بویژه در کشورهای در حال توسعه که نخستین برخوردها را با فن آوری اطلاعات تجربه می کنند فراوان دیده می شود. حتی گاه به سختی می توان یک سیستم یکپارچه و بی عیب و نقص را در این کشور ها پیدا کرد.
ب: عدم آشنایی کارکنان و مدیران با مفاهیم بنیادین فن آوری اطلاعات.
مدیران در عصر دیجیتال نیاز به دو نوع سواد تازه دارند. یعنی علاوه بر تخصص های اساسی به دو دانش زیر نیز نیاز مند هستند :
۱- سواد کار با اطلاعات
۲- سواد کار با رایانه
سواد کار با اطلاعات همان دانش بهره گیری و تجزیه و تحلیل اطلاعات است. زندگی امروز بیش از هر زمان دیگری به اطلاعات وابسته است. گاه با شنیدن یک عدد شاد و گاهی غمگین میشویم. و یک عدد میتواند یک مدیر را موفق و یا از کار برکنار سازد. اما بدلیل هجوم انبوهی از اطلاعات ، نیاز به ابزار پردازش اطلاعات احساس می شود. این ابزار نیز رایانه ها هستند . و منظور ما از رایانه تنها یک سخت افزار تزیینی نیست ، بلکه منظور یک سیستم اطلاعاتی دقیق و منسجم متشکل از سخت افزار و نرم افزار مناسب است. کار با رایانه و بهره گیری از سیستم های اطلاعاتی برای اهداف پردازشی و تجزیه و تحلیل نیز خود نیازمند کسب تجربه و دانش تخصصی مربوط به خود دارد.
و ضعف مدیران در این دو نوع سواد اطلاعاتی ( نوع اول و نوع دوم) یکی از چالشهای پیش روی مدیران و دلیل مقاومت آنها در برابر رایانه ای شدن امور است. حال هر نوع سازمانی که باشد. خواه دولتی و خواه خصوصی ، خواه تجاری و خواه فرهنگی.
ج: تخلفات دیجیتال: امروزه کودکان از والدین باهوش ترند. آنها بخوبی با تلفن همراه و رایانه کار می کنند و کارهایی انجام میدهند که والدین از انجام آن عاجزند. مدیران سازمان ها نیز در وضع مشابهی قرار دارند. گرچه کارکنان به اطلاعات محرمانه دسترسی غیر مجاز پیدا می کنند و این مساله که متصدی بخش رایانه شرکت یا سرپرست شبکه بیشتر از مدیر کل سازمان به اطلاعات دسترسی دارد بسیاری از مدیران را کلافه و مضطرب می کند و آنها را از رایانه ای نمودن سیستم اداری منصرف و دلسرد می کند.
۲- بی ثباتی.
مشکل دیگری که مدیریت دیجیتالی را محدود و مشکل می کند بی ثباتی حاصل از شکل گیری فضای دیجیتالی است. بدین معنی که با دیجیتالی شدن و جهانی شدن رقبا ، شرایط به نحو محسوسی ناپایدار و غیر قابل پیش بینی می شود.
مناقصه ها و مزایده ها ، آگهی های خرید و فروش و انجام معاملات با چنان سرعتی انجام می شوند که گاه سازمانهای کند و کم اطلاع از محیط ، بسیاری از رخداد های مهم و حیاتی محیط خود را هرگز متوجه نمی شوند.
در چنین شرایطی مدیران، گاه به جای آنکه تلاش خود را مضاعف کنند و سعی کنند تا خود و سازمان متبوعشان در فضای اطلاعاتی مناسب تنفس کنند ، کناره گیری را پیشه کرده و با پشت کردن به واقعیات ، خود را در یک فضای ایزوله اطلاعاتی قرار می دهند.
خصوصا سازمانهای دولتی ، که در شرایط غیر رقابتی با فراغ بال به روند ناکارآمد خود ادامه می دهند و ترسی از مشکلات مالی ندارند.

۳- روابط انسانی
امروزه سازمانهای زیادی را میتوان یافت که از نظر جغرافیایی در سرتاسر گیتی پراکنده اند در حالی که تحت پوشش مدیریت واحدی قرار دارند.
در این میان تهدید روابط انسانی موجود در سازمان ، بسیاری از مدیران را به بازنگری وا می دارد. سازمانهایی که روابط انسانی و کاری مناسب خود را یک سرمایه با ارزش تلقی می کنند و حاضر نیستند با هجوم رایانه ها آن را به خطر افکنند. این نگرانی اگرچه بجا و منطقی است اما دلیل قانع کننده ای نیست.
بازآفرینی روابط انسانی و کاری یکی از وظایف مهم یک مدیر خوب در عصر دیجیتال است.
۴ سرعت تحولات
مدیران امروز در هر سازمانی که باشند یک مشکل مشترک دارند و آن هم سرعت تحولات است. دهه جاری نسبت به دهه گذشته در زمینه سرعت وقوع تحولات ، سرعت انتقال اخبار و رویداد ها و زمان دگرگونی ها تفاوت فاحشی دارد.
این دگرگونی های تند و سریع باعث می شوند تا زمان منسوخ شدن اطلاعات یا به عبارتی تاریخ مصرف آنها زود فرا رسد. همین مساله هزینه های اطلاعاتی و عملیاتی همه سازمان ها را افزایش داده است. برخورد مدیران با مقوله سرعت تحولات بستگی تام با نوع حرفه آنها دارد. ولی عموما سازمان هایی که نتوانند یک سیستم اطلاعاتی مناسب طراحی و پیاده سازی کنند ، دچار مشکلات عدیده عملیاتی خواهند شد.

تغییر تعاریف
همانطور که گفته شد تغییر و دگرگونی تعاریف یکی از خشن ترین چالش های پیش روی مدیران در روزگار حاضر است.یکی از این دگرگونی ها تغییر مفاهیم ثروت ، سود و تولید می باشد.روزی روزگاری ثروت مجموعه گنجها و ذخیره های طلا و گوهر و در راس آن تاج و تخت بود. و تولید به کشاورزی و صنایع دستی مربوط به آن محدود بود. اما در پی انقلاب صنعتی و حذف محدودیت های پیشین بر سر راه تولید ثروت مفهومی تازه یافت و در تولید و ارزش افزوده معنا شد. تا پیش از آن ثروت نیازمند نگاهبانانی چون شوالیه ها و جنگ سالاران بود و راه بدست آوردن آن نیز غارت دیگر ملت ها و یا بهره کشی از انسان ها بود و در بهترین حالت باج و خراج شاهانه ، راه گردآوری ثروت محسوب میشد.
اما در تعریف جدید جنگ آوران و سلحشوران بایستی جای خود را به کارآفرینان و متخصصان میدادند. از همین زمان بود که تولید و مصرف در نهاده ای جداگانه خانواده و کارخانه انجام پذیرفت. تا پیش از آن تولید و مصرف هر دو در واحد خانواده انجام میشد و خانوار ها با مبادله پایاپای نیازهای یکدیگر را برطرف میکردند. واحد جدید یعنی کارخانه باعث پیدایش طبقه جدیدی از جامعه نیز شد : طبقه کارگر. اثرات سیاسی و اجتماعی این طبقه و کسانی که برای دفاع از حقوق این طبقه ، جامعه را تحت شعاع فعالیتهای خود قرار دادند ، سرتاسر کتابهای سیاسی ، فلسفی و تاریخی دوقرن اخیر را به خود اختصاص داده است. اما تولید صنعتی نیز ( با مفهوم کلاسیک خود) دیری نپایید و مانند همه پدیده های دیگر این کره خاکی دورانی در اوج بود و سپس در سراشیبی رکود افتاد. زیرا سرانجام عصر صنعت جای خود را به عصر جدیدی داد که آن را با نامهای چون عصر انفورماتیک ، رایانه ، یا ارتباطات بیان میکردند. . صنعت بازهم در تحولات روزگار رنگ میبازد و همچنان که طلا و تاج و تخت رنگ باخت .
گرچه خود انقلاب دوم صنعتی ( انقلاب دیجیتالی) را پیامد منطقی و مسلم انقلاب صنعتی دانسته اند اما نکاتی در خور توجه در این تحول یافت میشود که همه مفاهیم اقتصادی را بصورت زیربنایی تحت شعاع خود قرار میدهد. یکی از این دگرگونی های بسیار جالب توجه ، مفهوم ثروت و دارایی است. در دنیای امروز دانایی و اطلاعات، ثروت واقعی است . اگر روزگاری ، کمپانی خودرو ساز فورد ، بواسطه زمین های پهناور کارخانه و ماشین آلات مدرن آن ، شرکت ثروتمندی محسوب میشد اما، امروزه کمپانی بزرگ مایکروسافت ، نه زمین دارد و نه ماشین آلات . تنها دارایی آن یک ساختمان است و چند صد دستگاه رایانه اجاره ای. مجموع ارزش آنها کمتر از یک درصد ارزش سهام شرکت در بورس است .
پس ثروت واقعی مایکروسافت و یا صدها و هزاران شرکت مشابه آن ، جایی درمغز پرسنل آن است. این است تعریف اقتصاد دانش پایه . دیگر اندوختن جواهرات و یا انبار کردن کوهی از ماشین آلات صنعتی نه تنها مزیت رقابتی نیست بلکه تبدیل به عاملی دست و پاگیر شده است. بسیاری از کمپانی های صنعتی جهان همچون فورد و یا بویینگ اقدام به فروش بخشی از خط تولید خود نموده اند. زیرا بوضوح نقطه قدرت این دسته شرکتها در جای دیگری است و مایل هستند تا در همانجا متمرکز شوند. در طراحی محصول و در توانایی های جمعی کارکنان آن.
درک واقعیتهای اقتصاد مدرن و دیجیتالی از آن رو اهمیت دارد که باعث تغییرات اساسی در نگرش و برنامه ریزی استراتژیک فعالان صنعت و اقتصاد و حتی سیاست می شود .
اگر به این باور برسیم که امروزه مدیران نیازهای اطلاعاتی انبوه و متنوع هستند و بدون طراحی یک سیستم اطلاعاتی ، این نیاز برآورده نخواهد شد ، آنگاه نتیجه می گیریم که دیجیتالی شدن ، دست کم بخشی از امور غیر قابل اجتناب است.
با بررسی و تحقیق ، چشم اندازی از چالشهای پیش رو و نحوه رویارویی مدیران با آن بدست آمد. ولی آنچه هنوز کمتر بدان پرداخته شده نقش مشکلات گذشته و کهنه شده سازمان در نحوه رویارویی با چالشهای دیجیتال است. سازمانی که اشکال ساختاری دارد ، کمبود نقدینگی دارد ، ضعف نظارتی و مدیریتی دارد ، و بهره وری کارکنان آن بشدت پایین تر از حد استاندارد است به سختی با این چالشها روبرو خواهد شد . صنایعی که با حمایت های آشکار و پنهان دولت گذران می کنند آیا می توانند به فناوری اطلاعات به چشم یک مزیت رقابتی و یا بستری برای توسعه و رشد جهش گونه بنگرند ؟ بنابراین نخستین گام ایجاد اراده تحول خواهی و روحیه و جسارت تغییر پذیری است.