کنترل در سازمان و مدیریت

کلمه کنترل بعد از ورود به زبان فارسی، بیشتر دارای بار معنایی منفی و تداعی گر مفاهیمی مانند محدود کردن، مهار کردن و تلاش برای قرار دادن قید و بند بر رفتار دیگران بوده است. اما معنی کنترل در مدیریت سازمان کاملا متفاوت است و به هیچ وجه دارای بار منفی نیست. رابرت ماکلر درباره کنترل اعتقاد دارد که تلاشی است سیستماتیک توسط مدیران کسب و کار برای اینکه عملکرد را با استانداردهای از پیش تعیین شده و برنامه ها و هدف ها ستجش نماید . لذا بر این اساس باید مشخص شود که آیا عملکرد و خروجی، مطابق با انتظارات هست یا خیر؟

طبیعتا اگر مشخص شد که از هر یک از منابع سازمان می توان به شیوه ی اثر بخش تر و کاراتری برای رسیدن به اهداف استفاده کرد، وظیفه ی سیستم کنترل مدیریت انجام اقدامات اصلاحی برای افزایش اثربخشی و کارایی منابع خواهد بود.

کنترل در مدیریت چنان مهم و حیاتی است که در همان سال های نخست مطرح شدن مدیریت علمی توسط کسانی مانند تیلور و فایول، این بحث نیز به عنوان یکی از نقش های مدیریت مطرح شد و در حال حاضر بحث کنترل و استقرار سیستم های کنترل یکی از بحث های زیر بنایی درنظام های مدیریت بشمار می رود .

لازم به توضیح است که سه اصطلاح کنترل و نظارت و پایش گاهی اوقات به عنوان واژه هایی مترادف به کار گرفته می شوند. البته مترادف فرض کردن این سه اصطلاح، در گفتگوهای روزمره و حتی متن های مرتبط با مدیریت عمومی، الزاما اشتباه نیست. اما مهم است که در بحث های تخصصی مدیریت و کنترل، به تفاوت این اصطلاحات توجه داشته باشید و آن ها را با دقت بیشتری به کار ببرید تا سوء برداشتی ایجاد نشود.

نظارت (Supervision)

نظارت اصطلاحی بسیار عمومی است و معنای آن می تواند بسته به فضای گفتگو، متفاوت باشد.مثلا وقتی کارگری مشغول تمیز کردن خانه است، ممکن است از کسی بخواهید که بر کار او نظارت کند. در چنین حالتی، چندان مشخص نیست که معیارها و استانداردها چه هستند و شما می توانید به شکلی سلیقه ای، دیدگاه ها و انتظارات خودتان را با کارگر در میان بگذارید.

اما در شکل سازمانی معمولا نظارت، مفهومی گسترده تر است و وقتی فرد یا سازمانی بر روی فرد یا گروه یا سازمانی نظارت می کند، این حق برایش ایجاد می شود که از مجموعه تحت نظارت، گزارش بخواهد و عملکرد آن ها را بر اساس معیارهای ذهنی یا شفاف و تعریف شده بررسی کند (این که در موارد کوتاهی و قصور، چه اتفاقی می افتد و ناظر چه اختیاراتی دارد، از موردی به مورد دیگر تغییر می کند).

به طور کلی، تعریف نظارت و معنای آن بستگی به این دارد که چه کسی آن را در کجا به کار ببرد و چه وظایف و اختیاراتی برای ناظر (Supervisor) در نظر گرفته شود.

پایش (Monitoring)

در پایش، معیارها عینی تر هستند و فرایند به شکلی شفاف تعریف شده است.معمولا یک یا چند شاخص، تعریف می شوند و فرصت و ابزارهای اندازه گیری و سنجش هم، فراهم می شود.همچنین استانداردها و چارچوب های کلی نیز تعریف می شود.در این وضعیت، فرد یا سازمانی که مسئول پایش است، هر زمان شاخص ها از محدوده ی مجاز خارج شوند و انحراف از مسیر مطلوب وجود داشته باشد، این مسئله را اعلام می کند.

وظیفه فرد یا نهادی که مسئول پایش است، معمولا به اطلاع رسانی محدود است و قدرت اجرایی بیشتری در اختیار ندارد. به عنوان مثال: واحدی که مسئولیت بررسی ساعات ورود و خروج کارکنان یک شرکت و گزارش تاخیرها و غیبت ها را بر عهده دارد و یا سازمانی که آلاینده های موجود در هوا را اندازه گیری و گزارش می کند.

کنترل (Control)

فرایند کنترل، بزرگ تر و جامع تر از نظارت و پایش است؛ چون صرفا به نظارت و ارزیابی محدود نمی شود. فرد یا دپارتمان یا سازمانی که مسئولیت کنترل به آن واگذار می شود، شاخص ها و استانداردها و اهداف را تعریف می کند و سپس همزمان با نظارت و پایش وضعیت موجود، باید پس از مشاهده انحراف از اهداف و استانداردها، اقدام اصلاحی (Corrective Action) هم تعریف و اجرا کرده و نتیجه اقدام های اصلاحی خود را نیز بررسی و بازبینی و یا مانیتور کند. لذا اقدام اصلاحی ممکن است از جنس تعدیل اهداف و استانداردها و یا تعریف و اصلاح و بهبود روش ها و فرایندها باشد.

نتیجه گیری :

• هر کس که به نوعی با فعالیت ها مدیریتی سر و کار دارد، بنابراین باید حداقل با مبانی کنترل آشنا باشد؛ چون کنترل، یکی از پایه ها و اصول مدیریت است.
• فردی که یک سوپرمارکت کوچک را اداره می کند یا مدیری که یک سازمان چند صد نفری را اداره می کند، هر دو نیازمند سیستم های کنترل مدیریتی هستند.
• البته واضح است که ابزارها و مکانیزم های نظارت و کنترل در سازمان های بزرگ، الزاما با روش ها و سازوکارهای کنترل در کسب و کارهای کوچک یکسان نیست و اندازه سازمان نقش مهمی در طراحی سیستم کنترل دارد.
• سیستم های کنترل مدیریتی حتی در مدیریت زندگی فردی نیز مفید هستند. ما در زندگی شخصی خود هم منابع متنوعی (مانند پول، زمان، انرژی) داریم که آنها را به فعالیت های مختلف تخصیص می دهیم و باید به صورت منظم برنامه های خود را کنترل کنیم تا مطمئن شویم منابع ما به شکل درستی تخصیص یافته و صرف شده اند.
• می گویند فاصله بین یک سخنرانی ادبی و یک گزارش مدیریتی زمانی به وجود می آید که شاخص هایی قابل سنجش و ارزیابی مطرح می شوند.
• مدیری که می گوید: «ما همواره به سرمایه های انسانی خود توجه داشته ایم»، صرفا در حال بیان یک جمله ی زیبای ادبی است؛ اما اگر بتواند معیارهایی را اعلام کرده و مشخص کند که بر چه اساس، معتقد است که به سرمایه های انسانی توجه کرده، عملا صحبت های او به یک گزارش مدیریتی نزدیک می شود.
• یکی از کارکردهای مهم سیستم های کنترل مدیریت این است که شاخص های متعدد عینی و عددی در اختیار مدیران قرار می دهد.
• عدم استفاده از ابزار کنترل می تواند موجب انحراف و بروز خطاهایی در سازمان گردد که در برخی از موارد هزینه های غیرقابل جبرانی را به سازمان تحمیل می نماید .
• کنترل ها بر اساس شرایط و اهداف می توانند به طور مستقیم و غیر مستقیم پیاده سازی و اجرا شوند .

منبع : www.monajemi.ir