بررسی شاخص تبیین دستاوردها و اقناع افکار عمومی در جشنواره شهید رجایی؛ با نگاهی به روند و نتایج ارزیابی عملکرد شاخص در استان یزد
برای اولین بار با درخواست شورای اطلاع رسانی دولت شاخص تببین دستاردها و اقناع افکار عمومی به مجموعه شاخص های عمومی ارزیابی عملکرد دستگاههای اجرایی در جشنواره شهید رجایی در سال 1402 اضافه شد . این شاخص و با امتیاز کلی 40 امتیاز و در قالب 6 سنجه توسط سازمان اداری و استخدامی کشور در شیوه نامه امتیازدهی شاخص های عمومی اضافه گردید. در همین راستا شورای اطلاع رسانی استان نیز بعنوان نهاد ارزیاب انتخاب گردید و به این ترتیب مقرر شد عملکرد دستگاهها در حوزه اطلاع رسانی و روابط عمومی مورد سنجش و ارزیابی قرارگیرد. در استان یزد این روند بعنوان یک فرصت و تجربه جدید برای تقویت شبکه سازی تلقی گردید به صورت متمایز و با تحول به ظرفیت های استان، بومی شده و به مرحله اجرا درآمد . بطور کلی ساختار سازی و روند سیستمی مبتنی بر اجماع ، شناخت بیشتر وضعیت موجود، همگرایی و تحرک بخشی به حوزه روابط عمومی را می توان از دستاوردهای تجربه استان یزد برشمرد.
پیشینه :
آنچه تاکنون از ارزیابی عملکرد روابط عمومی دستگاههای اجرایی در کشور سراغ داریم به صورت دستگاهی و مجزا توسط ستاد سازمان ها و وزارت خانه ها صورت گرفته است . در این وضعیت شاخص ها نیز به صورت دستگاههای تعریف شده و در نهایت عملکرد هر دستکاه در حوزه ارتباطات و روابط عمومی به صورت جداگانه توسط همان دستگاه صورت می گیرد . یک ارزیابی دیگر در کشور ما در قالب برگزاری جشنواره های روابط عمومی برتر چه به صورت ملی و چه استانی و یا منطقه ای انجام می شود . بدیهی است در هریک از جشنواره ها معیارها و سنجه های متنوعی با رویکردهای مختلف مورد توجه قرار گرفته و در نهایت منجر به معرفی و تقدیر دستگاه / مدیر/ کارشناس برتر در شاخته های مختلف فعالیت های روابط عمومی می شود . بدیهی است تا قبل از طراحی شاخص اطلاع رسانی و تبیین در جشنواره شهید رجایی در سال 1402 ارزیابی جدی در سطح ملی و یکپارچه از توانمندی و دستاوردهای روابط عمومی آنهم در یک قالب رسمی و کارشناسی مشاهده نمی شود . به این ترتیب باز طراحی شاخص ها و قرارگرفتن موضوع اطلاع رسانی در قالب جشنواره شهید رجایی یک اقدام مثبت و روبه جلو تلقی می گردد .
بررسی شاخص
شاخص تبییین دستاوردها و اقناع افکار عمومی با معیار اطلاع رسانی و تبیین و زیر محور رضایتمندی مردم در ارزیابی عملکرد سال 1401 به میزان 40 امتیاز و فرایند ارزیابی عملکرد سالجاری به میزان 50 امتیاز از مجموع هزار امتیاز شاخص عمومی گرفته شده است . خوشبختانه میزان امتیاز این شاخص با افزایش همراه بوده در مقایسه با 7 شاخص عمومی دیگرجایگاه مناسبی یافته است. مشاهدات عمومی نشان می دهد شاخص مزبور ظرف دو سال توانسته است جایگاه خود را در جشنواره شهید رجایی پیدا نماید که این امر با توجه به حساسیت دستگاهها در کسب امتیاز ها منجر به رغبت و تلاش مضاعف در فرایند ارسال مستندات و خود ارزیابی دستگاهها شده است. در ارزیابی سال گذشته برای شاخص تبیین دستاوردها و اقناع افکار عمومی تعداد 6 سنجه تعریف شده است که هریک دارای امتیاز جداگانه ای می باشد.
بررسی اولیه شیوه نامه امتیاز دهی شاخص اطلاع رسانی و تبیین در سال 1401 و 1402 نشان می دهد خوشبختانه سهم و امتیاز این شاخص درسالجاری افزایش یافته است .
بررسی فرایند ارزیابی در استان یزد
با ابلاغ بخشنامه ارزیابی عملکرد سال 1401 دستگاه های ملی و استانی و فرآیند اجرایی آن توسط سازمان اداری و استخدامی کشور و بعد از شروع فرایند ارزیابی عملکرد جشنواره شهید رجایی، موضوع ارزیابی شاخص تبیین دستاوردها و اقناع افکار عمومی در دستور کار شورای اطلاع رسانی استان قرار گرفت . در این جلسه و با توجه به تاکیدات و استقبال استاندار یزد ، پیشنهاد مبنی بر تشکیل تیم تخصصی ارزیابی به تصویب شورا رسید و مقرر شد ارزیابی دقیق و مبتنی بر مستندات طبق برنامه زمان بندی جشنواره صورت گیرد. این تیم از کاظم شاملو رییس خبرگزاری ایرنا در یزد ، مسعود طوفان ، امیر ترقی نژاد ، فاطمه شریفی از اعضای حقیقی شورای اطلاع رسانی و سرکار حافظه خانم رادمهر مسئول دبیرخانه شورای اطلاع رسانی اداره کل فرهنگ و ارشاد اسلامی و سجاد کلمبو نماینده شورای هماهنگی روابط عمومی های استان تشکیل شد. خوشبختانه با ابتکار و پیگیری روابط عمومی استانداری یزد بعنوان اولین استان ، فرایند توجیهی دستگاههای اجرایی در خصوص شاخص به صورت وبینار و با حضور نماینده شورای اطلاع رسانی دولت برگزار شد و توضیحات لازم درخصوص سنجه ها و مستندات مورد نیاز ارائه گردید. در همین رابطه ارتباط مستمر و موثر با دبیرخانه جشنواره شهید رجایی مستقر در سازمان مدیریت و برنامه ریزی و نیز شورای اطلاع رسانی دولت و دریافت آخرین تغییرات و نظرات درخصوص روند ارزیابی وجود داشت و شرکت گروه تخصصی در جلسه توجیهی شاخص با حضور نمایندگان سازمان اداری و استخدامی انجام شد. در ادامه و بعد از پایان مهلت دستگاهها برای بارگزاری مستندات ، فرایند ارزیابی مستندات توسط تیم تخصصی آغاز شد.نکته قابل توجه در این ارزیابی ها تنظیم جدول زمان بندی برای دعوت از مدیران و کارشناسان روابط عمومی دستگاهها بود تا مستندات در حضور دستگاه بررسی شود و توضیحات اخذ گردد. به این ترتیب ارزیابی دستگاه ها طی چهار جلسه در تاریخ های سوم، دوازدهم، پانزدهم و هجدهم تیرماه یعنی طی 4 نشست 5 ساعته از ساعت 8 الی 13 برگزار گردید.
از سوی دیگر و با عنایت به تاکید بر مشارکت حداکثری از سوی شورای اطلاع رسانی استان، 50 دستگاه در فرایند ارزیابی عملکرد استانی در شاخص تعیین دستاوردها و اقناع افکار عمومی شرکت نمودند و صرفا مستدات تعداد 5 دستگاه در سامانه دریافت نگردید. گفتنی است بعد از ثبت اعتراضات مجددا فرایند رسیدگی به اعتراضات توسط گروه تخصصی با تشکیل 2جلسه انجام شد. نکته قابل اضافه اینکه در یک ابتکار دیگر و به منظور راستی آزمایی و بررسی حضوری مسائل و مشکلات روابط عمومی از تعداد تعدادی از دستگاهها از جمله اداره کل فرودگاههای یزد ، اداره کل میراث فرهنگی ، صنایع دستی ، گردشگری میراث فرهنگی ، شهرداری یزد ، دانشگاه علوم پزشکی شهید صدوقی و مجموعه روابط عمومی های صنعت آب و برق استان ( مجموعا 5 دستگاه) بازدید بعمل آمد. از نکات قابل توجه در این بازدید ها بررسی امکانات روابط عمومی ها و نیز برگزار جلسه با مدیر ارشد دستگاه بود.
بطورکلی مروری بر بررسی فرایند ارزیابی در استان یزد نشان می دهد تشکیل گروه تخصصی و نیز حضور نمایندگان دستگاهها در جلسات ارزیابی از نقاط قابل توجه در این فرایند است.در همین زمینه قرارگرفتن موضوع و ارائه گزارش روند ارزیابی در دست کم 3 جلسه شورای اطلاع رسانی با حضور استاندار و سایر اعضای حقیقی و حقوقی و دریافت نظرات را می توان از حاکی از ساختار سازی و روند سیستمی مبتنی بر اجماع برشمرد. در همین راستا گزارش و نتایج نهایی ارزیابی توسط مدیر کل فرهنگ و ارشاد اسلامی استان در جلسه شورای اطلاع رسانی ارائه شد و سرانجام در شورای راهبری توسعه مدیریت استان به ریاست استاندار به تصویب رسید .
بررسی نقاط قوت و ضعف
تازه بودن شاخص در فرایند ارزیابی جشنواره شهید رجایی تا حدی منجر به سوالات و ابهام اولیه جهت تکمیل و ارائه مستندات قابل قبول شدکه لازم بود از طریق برگزاری جلسات و یا ارتباط با دست اندرکاران ذی ربط در شورای اطلاع رسانی دولت و یا سازمان اداری و استخدامی مرتفع گردد. از سوی دیگر جدی نگرفتن مستندسازی در دستگاهها ونداشتن برخی مستندات منجر به نقص در بارگزاری در سامانه ارزیابی گردید که مشخص شد دست اندرکاران این حوزه نیازمند آموزش های تخصصی در زمینه گزارش نویسی و مستند سازی می باشند. از نقاط قوت دستگاه ها در این شاخص میتوان به توجه به صدا و سیما و نیز رویکرد تازه به ارایه و فعالیت های محتوایی در شبکه های اجتماعی داخلی اشاره کرد.توجه کردن به زیرسنجه های مرتبط با تعاملات و ارتباطات تبینی و اجرای فعالیت های مناسبتی، ارتباط مدیران ارشد سازمانی با مردم و ذی نفعان و تشکل ها بعنوان نقاط قوت دستگاهها مشاهده شد. ضمنا وابستگی برخی دستگاههای استانی به ستاد جهت بارگذاری خبر در سایت سازمانی با دریافت مجوز از جمله نقایص جدی و قابل تامل در حوزه خبر و اطلاع رسانی بود . در بررسی ها مشخص شد بسیاری از روابط عمومی ها برای اطلاع رسانی و اقناع افکار عمومی در خصوص اهداف تحولی دولت مثل سند یزد نوین و یا برنامه های کلان دولت در استان و بخش خودشان توجیه نیستند و یا به صورت پراکنده و جزیره ای عمل می کنند.
در همین راستا بهبود عملکرد شاخص در استان یزد مستلزم توجه جدی دستگاه ها به این موارد می باشد: توجه به ارزش تازگی خبر و گزارش، توجه مناسب به دیگر رسانه ها مخصوصا رسانه های مکتوب و خبرگزاری های موثر، آشنایی به نحوه تنظیم نوع محتوای پاسخگویی، ارتباط موثر با خبرنگاران و رسانه ها، حضور در رسانه های پربازدید در فضای مجازی و همچنین رعایت کردن برخی اصول حرفه ای مانند هشتک گذاری و غیره، خلاقیت و فعالیت های ابتکاری و جدید، همچنین اکثر مدیران دستگاه ها صفحات شخصی را نداشته یا اگر داشتند فعالیت موثری در فضای مجازی صورت نگرفته بود.کانال ها وگروه هایی که در فضای مجازی ایجاد شده بیشتر جنبه اطلاع رسانی داخلی برای همکاران اداری داشته و از ظرفیت مناسب و حرفه ای برای آگاه سازی و اطلاع رسانی برای مخاطب بیرونی و مخاطبان برخوردار نبود. اکثر دستگاه ها درگیر اطلاع رسانی از عملکرد سازمانی و برگزاری مراسم و مناسبت های خود به صورت کلیشه ای و سنتی می باشند. وجود روزمرگی و همچنین توجه نکردن به مباحث برنامه ریزی ارتباطی و اجرای نظرسنجی از بازخورد فعالیت ها از دیگر ایرادات عمده و قابل توجه دستگاه های مورد ارزیابی بوده است.