دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایندها و پرونده های قضائی

مصوب ۱۴۰۳/۳/۲۷ رئیس قوه قضاییه
در اجرای بند ۳۷ سیاست های کلی برنامه پنج ساله هفتم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران ابلاغی مقام معظم رهبری، ماده ۳۷ سند امنیت قضایی مصوب سال ۱۳۹۹ و در راستای اجرای سند تحول قضایی به منظور تحقق نظام جامع دادرسی الکترونیکی، «دستورالعمل هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایند ها و پرونده های قضایی» به شرح مواد آتی است.
ماده ۱- تعاریف و اختصارات
الف- مرکز: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه؛
ب- مراجع قضایی: واحد های قضایی دادگستری کل استان و شعب حوزه های قضایی شورا های حل اختلاف دیوان عالی کشور دیوان عدالت اداری سازمان قضایی نیرو های مسلح و سایر مراجعی که به امور قضایی اشتغال دارند؛
پ- اشخاص و مرتبطین: پرونده طرفین دعوا یا شکایت وکلا یا نمایندگان قانونی یا قائم مقام آن ها و سایر اشخاصی که در فرایند های قضایی مداخله دارند از قبیل کارشناس، شاهد و مطلع کفیل، وثیقه گذار؛
ت- اوراق پرونده: کلیه اسناد تنظیم شده توسط مراجع قضایی مکاتبات و پیوست های آن، که از طرف اشخاص و مرتبطین پرونده با سایرین ارائه شده است؛
ث- پرونده الکترونیکی: مجموعه اسناد قضایی و اطلاعات مربوط به موضوع مطروحه نزد مرجع قضایی که با وسایل الکترونیکی نوری و یا فناوری های نوین با رعایت سازکار های امنیتی در سامانه های قضایی تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش می شود؛
ج- رقومی سازی: فرآیند تبدیل اوراق پرونده و اطلاعات کاغذی به معادل نسخه الکترونیکی آن؛
چ- خدمات قضایی: کلیه خدماتی که در رابطه با پرونده های مطروحه در قوه قضاییه به اشخاص و مرتبطین پرونده ارائه می شود؛
ح- دفاتر خدمات: دفاتر خدمات الکترونیک قضایی؛
خ- درگاه استعلامات: درگاه الکترونیکی استعلامات قضایی است که امکان استعلام و دریافت پاسخ را از طریق اتصال به سامانه های الکترونیکی دستگاه های اجرایی فراهم می نماید؛
د- سامانه های قضایی: سامانه هایی که توسط مرکز راه اندازی شده است از قبیل سامانه خدمات الکترونیکی قضایی و سمپ؛
ن- فرایند های قضایی: مجموعه ای از اقدامات و تصمیمات مرتبط با دادرسی اجرای احکام یا سایر امور قضایی که ایجاد کننده یک خدمت به مراجعان با اجرای تکالیف قانونی قوه قضاییه است؛
ر- امضاء الکترونیکی: عبارت از هر نوع علامت منضم شده یا به نحو الکترونیکی متصل شده به اوراق پرونده است که برای تایید مفاد سند توسط امضاء کننده مورد استفاده قرار می گیرد؛
ز- درگاه: محلی برای شروع و پیگیری امور قضایی؛
فصل اول- الکترونیکی شدن پرونده های قضایی
ماده ۲- با ابلاغ این دستورالعمل تشکیل پرونده و فرایند های قضایی ظرف مدت ۵ سال از تاریخ تصویب این دستور العمل به تدریج الکترونیکی شده و جایگزینی کافی و معتبر برای شیوه جاری است.
تبصره- در صورت عدم دسترسی یا اختلال فنی در سامانه های قضایی، تکالیف مقرر در این ماده به صورت غیر برخط، کاغذی یا سایر روشهایی که مرکز فراهم می نماید انجام و پس از رفع موانع سوابق مذکور به پرونده الکترونیکی الحاق می شود.
ماده ۳- فرایند الکترونیکی شدن پرونده های قضایی باید به نحوی انجام شود که موجب اختلال در امور نشود. مرکز موظف است ابتدای هر فصل متناسب با زیر ساخت های فنی و امکانات مورد نیاز تشکیل پرونده الکترونیکی بر اساس موضوع و مرجع رسیدگی کننده را به مراجع قضایی اعلام نماید.
ماده ۴- در صورتی که به جهت الکترونیکی نبودن برخی از مراجع قضایی تهیه اوراق کاغذی از پرونده الکترونیکی لازم باشد فقط اوراق ضروری و مورد نیاز چاپ می شود
ماده ۵- گزارش ها مکاتبات و استعلامات موضوع ماده ۷۶۲ قانون آیین دادرسی کیفری بین مراجع قضایی با دستگاه های اجرایی و ضابطان دادگستری به صورت الکترونیکی و برخط در بستر شبکه ملی عدالت انجام می شود.
تبصره- در جرائم مشهود پس از انجام اقدامات اولیه توسط ضابطان پرونده الکترونیکی متعاقب آن به مرجع قضایی ارسال می شود.
ماده ۷- اشخاص و مرتبطین پرونده مکاتبات خود با مراجع قضایی را از طریق دفاتر یا درگاه و با استفاده از سامانه های الکترونیکی و مخابراتی انجام می دهند.
ماده ۷- امضاء الکترونیکی باید با رعایت تمهیدات امنیتی مطمئن که مرکز فراهم می نماید، انجام شود.
ماده ۸- چنانچه در فرایند های قضایی دسترسی به پرونده الکترونیکی مرجع قضایی دیگری ضرورت داشته باشد مرجع رسیدگی کننده با اعلام موضوع به مرجع ذی ربط دسترسی به پرونده را درخواست می نماید. مرجع مذکور با رعایت طبقه بندی اسناد و اطلاعات دسترسی به تمام یا بخشی از اوراق پرونده را برای مدت متعارف به شعبه متقاضی می دهد.
تبصره- ارسال پرونده جهت رسیدگی به اموری از قبیل تجدیدنظرخواهی فرجام خواه یا صدور قرار عدم صلاحیت به صورت الکترونیکی انجام می شود.
فصل دوم- هوشمندسازی و الکترونیکی شدن فرایند های قضایی
ماده ۹- به منظور افزایش آگاهی مراجعان به قوه قضاییه از فرایند های دادرسی کاهش طرح دعاوی و شکایاتی که به جهت عدم رعایت تشریفات قانونی یا فقدان دلایل اثباتی به رد دعوا یا شکایت منتهی می شود؛ مرکز در سامانه های قضایی این امکان را فراهم می نماید که قبل از طرح دعوا یا شکایت راهنمایی و مشاوره هوشمند در مورد تشریفات مربوط به طرح دعوا مرجع صالح، دلایل اثباتی فرایند های قانونی رویه قضایی، میانگین زمان رسیدگی و شیوه های رسیدگی مراجع غیرقضایی به اشخاص ارائه شود.
ماده ۱۰- در مواردی که درخواست متقاضی صرفا اعلامی بوده و مستلزم اقدام قضایی نیست، مانند رد ترکه، مراتب در سامانه مربوط ثبت و اطلاعات آن بدون تشکیل پرونده قضایی نگهداری می شود.
ماده ۱۱- در فرایند های قضایی انجام استعلام یا دریافت اطلاعات مورد نیاز به صورت خودکار خواهد بود. چنانچه به تشخیص مرجع رسیدگی کننده مکاتبه با استعلام دیگری ضرورت داشته باشد این اقدام از طریق درگاه استعلامات انجام می شود.
ماده ۱۲- ارجاع پرونده پس از سابقه یابی با رعایت قواعد صلاحیت، تعداد پرونده های ارجاع شده یا مرتبط، فعال یا بلاتصدی بودن شعبه و سایر ملاحظات مربوط به آن واحد قضایی که توسط رئیس یا معاون ارجاع در بخش تنظیمات سامانه اعمال شده است به صورت خودکار انجام می شود.
ماده ۱۳- تعیین اوقات و نوبت رسیدگی به پرونده ها با رعایت مقررات مربوط توسط سامانه انجام می شود.
ماده ۱۴- هزینه های قانونی از قبیل هزینه دادرسی حق الاجراء، حق الزحمه کارشناس تمبر مالیاتی خسارت احتمالی و سایر وجوهی که در فرایند های قضایی دریافت یا پرداخت می شود با استفاده از سامانه های قضایی محاسبه و به صورت الکترونیکی و غیرحضوری واریز می شود
ماده ۱۵- در صورت دسترسی به اطلاعات بانکی اشخاصی که وجهی به عنوان محکوم به یا سایر عناوین باید به آنان پرداخت شود مرجع قضایی ترتیبی اتخاذ می نماید که انتقال وجه بدون واریز به حساب سپرده، مستقیما به حساب ذینفع انجام شود.
ماده ۱۶- در نیابت های قضایی، مرجع معطی باید پیوست های ضروری را به صورت الکترونیکی ارسال یا امکان مشاهده پرونده را برای مرجع مجری نیابت مجاز نماید.
ماده ۱۷- انجام مکاتبات با دستورات در خارج از حوزه قضایی که مستلزم اقدام اجرائی از سوی مرجع مخاطب نباشد بدون نیاز به نیابت قضایی به صورت الکترونیکی انجام می شود.
ماده ۱۸- سامانه های قضایی باید به نحوی ارتقاء یابد که با استفاده از فناوری های نوین از جمله هوش مصنوعی، با تحلیل اطلاعات ثبت شده تصمیمات سابق و با رعایت مبانی قانونی و اصول حقوقی مربوط به موضوع توانایی تشخیص و پیشنهاد تصمیم مناسب اعم از اعدادی یا نهائی را داشته باشد.
ماده ۱۹- در اموری از قبیل صدور گواهی حصر وراثت اجرائیه چک، اجرائیه های کارگری، دستور تخلیه، محاسبه دیه و خسارت تاخیر تادیه تصمیمات قضایی با استفاده از فناوری های نوین و تائید مقام قضایی صالح انجام می شود.
ماده ۲۰- در کلیه فرایند های قضایی چنانچه انجام اقدامی از قبیل صدور ابلاغیه، مکاتبه، ارسال پیامک ابقاء یا رفع اثر از تصمیمات یا هرگونه اقدام بعدی ضرورت داشته باشد حتی الامکان به صورت خودکار از طریق سامانه انجام می شود.
ماده ۲۱- سامانه های قضایی باید به نحوی ارتقاء یابد که با بررسی اطلاعات پایگاه های داده امکان تشخیص ملائت یا عدم تمکن مالی اشخاص پرونده یا مرتبط که اطلاع از آن در فرایند های قضایی ضرورت دارد به صورت برخط فراهم شود.
ماده ۲۲- در کلیه فرایند های قضایی چنانچه به موجب قانون برای اتخاذ تصمیم یا اقدام مهلت تعیین شده است مانند صدور رای ابقاء یا فک قرار تامین آزادی محکوم علیه انجام رفع نقص، تبادل لوایح و سایر موارد در صورت انقضاء مهلت و عدم اقدام سامانه های قضایی باید به کاربر مربوط و مسئول مستقیم وی هشدار دهند.
ماده ۲۳- گواهی های قانونی، از قبیل گواهی طرح دعوا یا قطعیت حکم که امکان صدور آن بر اساس اطلاعات ثبت شده در سامانه های قضایی و بانک های اطلاعاتی وجود دارد به درخواست اشخاص مجاز توسط سامانه مربوط صادر می شود.
ماده ۲۴- به منظور کاهش اشتباهات و ارتقاء هوشمندسازی فرایند های قضایی در صورت تغییر پیشنهاد سامانه توسط کاربر علت آن ثبت می شود این تغییرات توسط روسای واحد های قضایی بررسی و پیشنهاد اصلاحی به مرکز اعلام می گردد.
ماده ۲۵- تشکیل جلسات تحقیق و رسیدگی الکترونیکی به ترتیب مقرر در دستورالعمل نحوه تحقیق و رسیدگی با استفاده از سامانه های ارتباط الکترونیکی مصوب ۱۳۹۹ انجام می شود.
فصل سوم: خدمات الکترونیک قضایی
ماده ۲۶- مرکز کلیه خدمات قضایی که ارائه آن به صورت الکترونیکی یا غیرحضوری به کلیه ایرانیان داخل یا خارج از کشور امکان دارد را شناسایی و با همکاری مراجع ذیربط نسبت به راه اندازی آن اقدام می نماید.
ماده ۲۷- در مورد اشخاصی که به تشخیص مرکز دارای دانش و توانائی حقوقی کافی باشند و همچنین در اموری که به لحاظ سادگی امکان استفاده از آن برای عموم مردم وجود دارد، خدمات قضایی از طریق خودکاربری یا به صورت غیر حضوری ارائه می شود.
ماده ۲۸- مرکز می تواند در راستای ارتقاء و توسعه الکترونیکی شدن فرایند ها و پرونده های قضایی از ظرفیت دفاتر خدمات استفاده نماید.
ماده ۲۹- مرکز موظف است به منظور فراهم سازی امکان ارائه حداکثری خدمات مرتبط با پذیرش و تشکیل پرونده ها در بستر سکو های پلتفرم های بخش خصوصی ضوابط فعالیت و نظارت بر سکو های بخش خصوصی ارائه دهنده خدمات قضایی و مجوز لازم به آن ها را تعیین نماید.
فصل چهارم: مقررات عمومی
ماده ۳۰- مرکز به منظور اجرای این دستور العمل نسبت به فراهم نمودن امکانات و انجام امور زیر اقدام می نماید:
الف- قابلیت پویش و رقومی سازی اوراق کاغذی و الحاق آن به پرونده الکترونیکی با کنترل وضوح و شفافیت اوراق رقومی سازی شده
ب- امکان نگهداری و استفاده از فایل های صوتی یا تصویری و سایر ادله الکترونیکی ارائه شده به عنوان ضمائم و مستندات پرونده؛
پ- تامین تجهیزات مورد نیاز از قبیل پویشگر، میکروفن، پد امضاء و اثرانگشت یا سایر تجهیزات زیست سنجی
ت- ثبت و نگهداری اطلاعات مربوط به ورود هر یک از کاربران به پرونده الکترونیکی تغییرات در پرونده با درج زمان و کاربر تغییر دهنده و شناسایی تخلفات احتمالی و دسترسی غیر مجاز به اطلاعات
ث – امکان سابقه یابی خودکار جهت شناسایی پرونده های مرتبط و ادغام پرونده ها برای رسیدگی توامان
ج- فراهم نمودن تمهیدات امنیتی برای امضای الکترونیکی مطمئن احراز هویت و احراز اصالت
چ- قابلیت مرتب نمودن اوراق و نمایش اطلاعات بر اساس تاریخ یا موضوع جهت سهولت دسترسی و مطالعه برای اشخاص مجاز
ح- امکان مطالعه و دریافت الکترونیکی تمام یا بخشی از اوراق پرونده برای اشخاص مجاز؛
خ- امکان استفاده از سامانه های قضایی به صورت غیر برخط و تهیه نسخه قابل حمل از پرونده با رعایت سازوکار امنیتی
د- امکان اطلاع رسانی و مشاهده خلاصه پرونده برای اشخاص مجاز
ز- ساده سازی کاربری سامانه های قضایی و ارائه امکانات لازم از جمله دستیار هوشمند قضایی و نرم افزار تبدیل گفتار به متن؛
ر- فراهم سازی امکان درج | اطلاعات و موضوعات لازم الاجرای دادنامه ها از قبیل میزان محکومیت ها و مجازات ها و مبلغ محکوم به در قالب جدول ساخت یافته و ماشین خوان در دادنامه ها؛
ز- ایجاد امکان ثبت زمان، مکان، نوع، شیوه و ابزار وقوع جرم و علل ایجاد دعاوی؛
ژ- فراهم نمودن امکان نظارت الکترونیکی بر فرایند های قضایی و اعلام خطا ها و اقدامات خلاف مقررات به کاربر؛
س- شناسایی و تبدیل فرایند های قضایی با قابلیت اجراء به شکل الکترونیکی و هوشمند؛
ش- هماهنگی با مراجع ذیربط در رفع مشکلات اجرایی این دستورالعمل و تدوین شیوه نامه های اجرایی مورد نیاز؛
ص- ارجاع به کارشناس بر اساس رتبه بندی و شاخصهایی نظیر صحت، دقت و امتیاز قاضی به نظرات کارشناسی رعایت مهلت تعیین شده ارائه گزارش در قالب کاربرگ استاندارد تعداد ارجاعات قضایی و غیر قضایی و میزان تخلفات انتظامی توسط سامانه و بدون مداخله عامل انسانی؛
ض- ایجاد سازکار ارتباط موثر بین سامانه ابلاغ الکترونیک قضایی با سامانه های مراجع حاکمیتی و سکو های بخش خصوصی به منظور گسترش تنوع دسترسی مردم به ابلاغیه های قضایی با رعایت ملاحظات امنیتی و حریم خصوصی؛
ط- فراهم نمودن امکان سپردن تامین و ضمانت الکترونیکی از قبیل کفالت و تودیع وثیقه با توسعه استفاده از اطلاعات مربوط به اموال و اعتبار اشخاص متقاضی و ایجاد ظرفیت ارزیابی و توقیف وثایق به صورت برخط و غیرحضوری؛
ظ- فراهم سازی امکان صدور برگ جلب سیار همراه با نیابت سراسری و استعلام برخط و انعکاس نتیجه به مراجع قضایی صادر کننده جلب؛
ع- ارتقای سامانه ثبت نام الکترونیکی (ثنا) با ثبت شماره تلفن همراه متعلق به شخص؛
غ- فراهم نمودن امکان اشتراک گذاری دانش و تجربیات قضات؛
ف- انجام سایر امور لازم برای اجرای این دستور العمل.
ماده ۳۱- معاونت راهبردی قوه قضاییه متناسب با توسعه دادرسی الکترونیکی نسبت به ایجاد پست های مورد نیاز در مرکز و مراجع قضایی اقدام و معاونت منابع انسانی و امور فرهنگی قوه قضاییه نیز شرح وظایف کارکنان را متناسب با این دستور العمل اصلاح می نماید.
ماده ۳۲- معاونت منابع انسانی و امور فرهنگی و دانشگاه علوم قضایی و خدمات اداری قوه قضاییه حسب مورد نسبت به برنامه ریزی و برگزاری دوره های آموزشی و واحد های درسی مرتبط با این دستورالعمل اقدام می نمایند.
ماده ۳۳- معاونت مالی، پشتیبانی و امور عمرانی قوه قضاییه اعتبارات لازم را برای اجرای این دستورالعمل تامین و تخصیص می نماید
ماده ۳۴- رئیس مرکز مسئول ارائه گزارش مستمر از میزان پیشرفت و همکاری مراجع ذی ربط به رئیس قوه قضاییه می باشد.
این دستورالعمل در ۴۵ ماده و ۳ تبصره در تاریخ ۱۴۰۳/۳/۲۷ به تصویب رئیس قوه قضاییه رسید و از تاریخ ابلاغ لازم الاجرا است.
غلامحسین محسنی اژیه- رییس قوه قضاییه