عناصر ضروری حسابرسی چابک: ابزارها و اصول بنیادین
با توجه به تحول سریع و افزایش پیچیدگی ریسک های کسب وکار، حسابرسان داخلی در تطبیق برنامه های حسابرسی و برنامه های کاری خود برای همگامی با این تغییرات، با چالش مواجه هستند. پروژه های حسابرسی اغلب اموری چندماهه هستند که حسابرسان برای هفته ها به طور مستمر در محل حضور می یابند. در برخی از بنگاه های بزرگ، کار حسابرسی در طول سال به صورت مداوم جریان دارد. وظیفه اصلی ما به عنوان حسابرس، افزودن ارزش به کسب وکار از طریق ارائه اطمینان در مورد حکمرانی، ریسک و کنترل هاست؛ اما انجام موثر این کار، زمانی غیرممکن است که نتوانیم تمرکز خود را با شرایط تطبیق دهیم، یا چرخه های حسابرسی یا اعضای تیم کافی برای پوشش کلیه نیازهای نظارتی و عملکرد حسابرسی داخلی نداشته باشیم.
به کارگیری اصول چابک در روش های حسابرسی، روندی است که دنیای حسابرسی داخلی را درنوردیده است؛ با این حال بسیاری از حسابرسان و تیم های حسابرسی داخلی مطمئن نیستند که از کجا شروع کنند.
فرآیندهای حسابرسی چابک می توانند برای بسیاری از تیم های حسابرسی داخلی در زمان صرفه جویی کرده و منافع به همراه آورند. در ادامه، بیشتر با مبانی حسابرسی چابک، مزایای کلیدی آن و نحوه ای که رویکرد چابک به حسابرسان امکان می دهد تا به سرعت با اطلاعات جدید و اولویت های در حال تغییر سازگار شوند، آشنا خواهید شد.
روش شناسی چابک چیست؟ و حسابرسی چابک به چه معناست؟
چابک اصطلاحی است که برای توصیف مجموعه ای از اصول و روش شناسی ها به کار می رود که در ابتدا برای استفاده در توسعه نرم افزار شکل گرفت و با «مانیفست چابک برای توسعه نرم افزار» در سال ۲۰۰۱ عمومیت یافت. این مانیفست شامل چهار ارزش زیر و دوازده اصل بود که بر ارائه مستمر و همکاری متمرکز است. ارزش های نشان داده شده در اینجا تاکید می کنند که اگرچه همه عناصر ضروری هستند، موارد پررنگ باید بر موارد کج اولویت داشته باشند:
- افراد و تعاملات بیش از فرآیندها و ابزارها
- نرم افزار کارآمد بیش از مستندات جامع
- همکاری با مشتری بیش از مذاکره قراردادی
- واکنش به تغییر بیش از پیروی از برنامه
روش شناسی چابک
توسعه نرم افزار به روش چابک، پاسخی به روش های سنتی مدیریت پروژه بود که خطی تر بودند، مانند «روش آبشاری». این فرآیندها اجازه بازبینی مراحل قبلی را نمی دادند و باعث ایجاد گلوگاه در روند توسعه می شدند. به جای یک چرخه، توسعه نرم افزار مانند یک خط مستقیم تلقی می شد. سیستم های مدیریت پروژه چابک، مانند اسکرام و کانبان، به تیم های پروژه امکان می دهند بر ارائه ارزش به مشتریان و تولید سریع نتایج متمرکز شوند. شعار «سریع امتحان کن، سریع شکست بخور» بر روش های چابک حاکم است، با این هدف که اشکالات، خطاها و مشکلات در مراحل اولیه شناسایی شوند.
چندین چارچوب و سبک مختلف برای چابک وجود دارد که بسته به حوزه عملکرد کسب وکاری که در آن به کار می روند، متفاوت هستند. ما به اسکرام و کانبان اشاره کردیم، اما چارچوب های لین (Lean) و XP نیز وجود دارند. در هسته مرکزی مدیریت پروژه چابک، تاکید بر همکاری مستمر و بهبود مستمر در چارچوب بازه های زمانی تعریف شده (Timeboxes) قرار دارد.
حسابرسی چابک چیست؟
حسابرسی چابک، اصول و ارزش های روش های چابک را گرفته و آن ها را در حسابرسی و مدیریت ریسک به کار می برد. حسابرسی داخلی چابک، مسیری جدید و نوآورانه است که حتی موسسه حسابرسان داخلی (IIA) نیز آن را پوشش داده و ترویج کرده است. اگرچه فرآیند حسابرسی سنتی در برخی موارد مانند اهداف نظارتی، گزارش دهی و صدور گواهینامه ها ممکن است ضروری باشد، اما به کارگیری رویکرد چابک در پروژه های حسابرسی خاص، به صورت استراتژیک بار تیم حسابرسی شما را کاهش داده و ارتباط بین کارکردی را تقویت می کند.
حسابرسی چابک معمولا با یک ارزیابی ریسک آغاز می شود تا حوزه های با بالاترین ریسک یا اولویت شناسایی شوند. سپس، حسابرسان حرفه ای که قصد اجرای روش های چابک در رویکرد حسابرسی خود را دارند، باید با انتخاب چارچوب چابکی که بیشترین تناسب را با پروژه و تیم دارد، شروع کنند. هر چارچوب مزایا و معایب خود را دارد. تیم های حسابرسی داخلی ممکن است بخواهند کانبان یا اسکرام را به عنوان نقطه شروع در نظر بگیرند. تکنیک ها و روش های چابک زیر می توانند برای تیم های حسابرسی و گردش کار آن ها مفید باشند:
- استفاده از اسپرینت های زمان بندی شده (Time-boxed Sprints) به مدت ۲ تا ۳ هفته برای تکمیل حسابرسی ها روی یک فرآیند یا حوزه کسب وکار. پس از پایان اسپرینت، تیم حسابرسی باید یک بازنگری دقیق اسپرینت انجام دهد، فرآیند خود را تکرار کند و برای اسپرینت بعدی برنامه ریزی کند.
- برگزاری جلسات ایستاده منظم (Regular Stand-ups) برای تشویق همکاری بین کارکردی و حفظ حرکت پروژه های حسابرسی. بسیاری از رویکردهای چابک شامل جلسات ایستاده روزانه ۱۵ دقیقه ای برای ارائه به روزرسانی پیشرفت پروژه است. این روشی عالی برای گنجاندن در روش شناسی حسابرسی سازمان شماست، زیرا ذی نفعان را تشویق می کند تا گرد هم آیند، دستاوردهای تیم را جشن بگیرند و هم زمان موانع را بحث و رفع کنند. تناوب جلسات را می توان متناسب با نیازهای تیم تنظیم کرد.
- تدوین برنامه های حسابرسی انعطاف پذیر که با تغییر اولویت ها و شرایط سازمان شما قابل تغییر باشند. انعطاف پذیری و پاسخگویی به تغییر، محور اصلی ذهنیت چابک است.
- تحویل بینش ها و اطلاعات در زمان واقعی، به جای انتظار برای تکمیل چرخه کامل گزارش دهی و حسابرسی. اگرچه گزارش ها باید نوشته و تحویل داده شوند، اما آگاه سازی مدیریت از مسائل مهم به صورت پیش گیرانه، یک مزیت کلیدی چابکی است که امکان پاسخ و بازیابی در زمان واقعی را فراهم می کند.
با آشنایی بیشتر دپارتمان های حسابرسی و مدیران حسابرسی با روش های چابک و حسابرسی چابک، شایستگی کلی تیم افزایش یافته و ارزش افزوده فزاینده ای برای سازمان ایجاد می کند. شناسایی فرصت های اعمال فرآیندهای حسابرسی چابک و همچنین حوزه هایی که روش شناسی حسابرسی سنتی مناسب تر است، آسان تر خواهد شد.
مزایای حسابرسی چابک
اقتباس روش چابک می تواند چشم اندازی ترسناک به نظر برسد. این یک واژه پرطمطراق است که احساس می شود فقط باید برای تیم های توسعه و استارت آپ ها نگهداری شود. ممکن است به نظر برسد که تهدیدی برای نظم مراجع، بندها، معیارها و مستندات حسابرسان ماست. تیم های حسابرسی معمولا آموزش اصول چابک را دریافت نمی کنند و یادگیری آن ها زمانی که به روش های حسابرسی سنتی عادت کرده اید، می تواند دشوار باشد. اجرای چابکی در حسابرسی لازم نیست یک باره اتفاق بیفتد یا همه چیز را در یک دپارتمان حسابرسی متحول کند. بهترین استفاده از اصول چابک در حسابرسی، بهره گیری از روش هایی است که کار می کنند و کنار گذاشتن آن هایی است که کاملا با حوزه حسابرسی تطابق ندارند. برای مثال، مستندات ممکن است هرگز حذف نشوند یا به اندازه کافی جامع نباشند. با این حال، درس ها و تاکتیک های زیادی برای یادگیری از توسعه نرم افزار چابک وجود دارد که واقعا می تواند کیفیت و کارایی حسابرسی ها را بهبود بخشد.
حسابرسی چابک به تیم ها کمک می کند نتایج را سریع تر گردآوری کنند بدون اینکه به یک برنامه حسابرسی ایستا متعهد باشند. این روش ارتباط و همکاری بهتر با ذی نفعان را تضمین کرده و از تشکیل سیلوهای اطلاعاتی جلوگیری می کند. برخی از مزایای کلیدی حسابرسی چابک عبارتند از:
- کاهش زمان صرف شده برای برنامه ریزی حسابرسی: این می تواند به معنای کوتاه کردن فاز برنامه ریزی یک یا دو ماهه باشد. به جای صرف هفته ها برای اسناد و ارائه های برنامه ریزی، برنامه ریزی یک اسپرینت چند روز یا حتی چند ساعت طول می کشد.
- ترکیب تمام عناصر برنامه ریزی، کار میدانی و گزارش دهی: تکرارهای کوتاه و زمان بندی شده کار در چابک، به تیم های حسابرسی امکان می دهد این فازهای پروژه را با هم در یک چرخه تکرارشونده ارائه دهند. برنامه ریزی هم زمان با پایان یک اسپرینت و شروع اسپرینت بعدی انجام می شود؛ کار میدانی بخشی از اسپرینت است؛ و گزارش دهی در عرض چند هفته به جای هر شش ماه یا بیشتر اتفاق می افتد.
- افزایش همکاری و تعامل: روش های چابک، گفتگوی رو در رو را به عنوان موثرترین وسیله انتقال اطلاعات ترجیح می دهند و جلسات مکرر اما مختصر بین ذی نفعان را تشویق می کنند، که معمولا بیش از ۱۵ دقیقه طول نمی کشند. این جلسات ایستاده می توانند روزانه، هر دو روز یکبار یا با تناوبی که برای تیم شما منطقی است، برگزار شوند. ملاقات منظم، همکاری بین کارکردی و حل فعال مسئله را تسهیل می کند.
- انعطاف پذیری در تمرکز حسابرسی و به روزرسانی دامنه: چابک به حسابرسی داخلی فرصتی می دهد تا دامنه حسابرسی یا حتی تمرکز حسابرسی را بر اساس اطلاعات تازه در دسترس، به روزرسانی یا تغییر دهد. توانمندسازی دپارتمان حسابرسی شما برای انجام پروژه های حسابرسی مرتبط به جای کارهای تکراری، در نهایت ارزش بیشتری برای سازمان ایجاد می کند.
- اشتراک گذاری به موقع یافته ها و اقدامات اصلاحی: با رویکرد چابک، نتایج و یافته های گزارش حسابرسی هم زمان با ظهور، با ذی نفعان به اشتراک گذاشته می شوند، نه اینکه تا پایان حسابرسی منتظر بمانند. آگاهی زودهنگام از مسائل، حتی اگر گزارش حسابرسی تغییر نکند، تفاوت بزرگی ایجاد می کند. این به شرکت ها زمان و اخطار قبلی می دهد تا ریسک ها را کاهش دهند و از کسب وکار و مشتریان خود محافظت کنند.
- برنامه های حسابرسی خلاصه شده: حسابرسی چابک تاکید را بر سه ماهه قرار می دهد نه بر سال، و بر آنچه در سه ماه آینده رخ می دهد به جای نه تا دوازده ماه آینده متمرکز می شود.
- رسیدگی به کارهای معوق (Backlog): هر واحد کسب وکار پروژه هایی دارد که آن ها را به تعویق انداخته، در اولویت پایین قرار داده یا گفته است که «یک روزی» رسیدگی خواهد کرد. بسیاری از آن ها هرگز دوباره دیده نمی شوند. چارچوب های چابک، رسیدگی فعالانه به معوقات پروژه را تشویق می کنند و به عنوان بخشی از فرآیند برنامه ریزی، اطمینان حاصل می کنند که حتی اولویت های پایین نیز حل وفصل می شوند.
چهار چالش رایجی که حسابرسی چابک می تواند حل کند چیست؟
اجرای موفق روش های کاری چابک می تواند به حل بسیاری از چالش های رایج حسابرسی کمک کند، از جمله:
- تدوین یک برنامه حسابرسی ارزشمند و مرتبط: مگر اینکه برنامه حسابرسی شما کاملا متشکل از فعالیت های روتین انطباقی یا مبتنی بر چک لیست باشد، برنامه های حسابرسی ارائه شده به کمیته حسابرسی در ابتدا و پایان سال ممکن است هم خوانی نداشته باشند. چابک به تیم های حسابرسی داخلی کمک می کند تا با شرایط کسب وکار به محض وقوع، تطبیق یابند.
- به روزرسانی دامنه حسابرسی و استفاده موثر از منابع: روش شناسی چابک، توانایی به روزرسانی دامنه حسابرسی را در صورت نیاز فراهم می کند. با ارزیابی مستمر دامنه و اولویت های حسابرسی، حسابرسی داخلی استفاده از منابع را به حداکثر می رساند.
- بهبود کار تیمی و تعامل با مشتریان (واحدهای تحت بررسی): چابک، مشتری حسابرسی شما را توانمند می سازد و به ذی نفعان امکان می دهد تا در طول تست ها، بازخورد مرتبط ارائه داده و همکاری کنند. با تقویت همکاری، چابک به شناسایی مسائل و ریسک ها در طول کار میدانی کمک می کند، به این معنی که ذی نفعان حسابرسی تا مرحله گزارش نهایی، از قبل کار بر روی اصلاح را آغاز کرده اند.
- بهبود تحویل کار: روش کاری چابک شامل تقسیم حجم بزرگتر کار به بخش های کوچک تر و قابل هضم تری است که سپس می توانند تفویض و پیگیری شوند. وظایف مجزا برای اعضای تیم ساده تر و قابل مدیریت تر بوده و می توانند گردش کار تست را به میزان قابل توجهی سرعت بخشند.
استراتژی حسابرسی چابک خود را با نرم افزار مدیریت حسابرسی داخلی پیاده سازی کنید
چابک به سرعت در حال تبدیل شدن به یک روش شناسی ضروری برای تیم های حسابرسی است. با بهبود نیازهای زمانی و تقویت تعامل، همکاری و مشارکت ذی نفعان، حسابرسی های داخلی می توانند چالش های همه جاگیر را حل کنند. استفاده از رویکردهای مبتنی بر اسپرینت در فرآیند حسابرسی در مواقع مناسب، اطلاعات و بینش ها را برای تصمیم گیری در زمان واقعی مرتبط نگه می دارد.
کاربرد چابک در حسابرسی بسیار منطقی است، اما اجرای آن می تواند دشوار باشد. پیگیری جلسات ایستاده، مسائل اصلاحی، پیشرفت اسپرینت ها و برنامه ریزی، بدون داشتن یک «پایگاه اصلی» مناسب برای تیم شما می تواند مشکل ساز باشد. نرم افزار مدیریت حسابرسی داخلی AuditBoard به همکاران اجازه می دهد تا در بستر یک پلتفرم با هم کار کنند و در حین اجرای پروژه های حسابرسی از روش های چابک بهره ببرند. از مزایای فناوری حسابرسی داخلی با هدف ویژه بهره مند شوید و امروز AuditBoard را امتحان کنید!