تاثیر برنامه ریزی مناسب بر روی موفقیت پروژه

پروژه هایی که با شکست مواجه شده و همچنین نمی توانند اهداف خود و انتظارات ذینفعان را برآورده سازند، معمولا برنامه ریزی ضعیفی داشتند یا برنامه های مصوب آنها را هیچکدام از ارکان مدیریت پروژه قبول نداشته و به آنها عمل نمیکنند، بعبارتی دیگر برنامه ها در حالت ایده آل بوده و در فضای اجرا قابلیت عملیاتی شدن ندارند و به همین جهت نادیده گرفته می شوند. عواملی که در موفقیت پروژه ها اثرگذار باشند، همواره در حال تغییر بوده و اگر برنامه تدوین شده پروژه و همچنین نحوه واکنش نسبت به این تغییرات و مدیریت آنها کاملا شفاف و تعریف شده نباشد، روند اجرایی پروژه به خطر خواهد افتاد و همین امر می تواند سبب ساز ایجاد تاخیرات و شکست پروژه را فراهم سازد.
برنامه ریزی ضعیف و نامناسب تاثیرات زیادی در پروژه ها پیدا خواهند کرد که عبارتند از:

الف) مجموعه اعمال و وظایفی که نادیده گرفته شده باشند و در برنامه ریزی تعریف نگردیده اند.
ب) فعالیت هایی که تکمیل نشده اند و ناقص بوده اما انجام شده تلقی و ثبت می شوند، یعنی در عمل کار باقی مانده داریم اما در Schedule درصد پیشرفت ۱۰۰ گرفته اند.
ج) منابع برنامه ریزی شده برای اجرای فعالیت ها که بصورت غلط تخصیص داده شده اند و در همین راستا تیم اجرا دانش و توانایی مدیریت این مشکل را ندارند.

حال با توجه به علل مذکور سوالی تحت عنوان " چگونه از برنامه ریزی ضعیف و مشکل ساز جلوگیری کنیم؟" مطرح می شود که برای پاسخ به آن باید راهکاری پیشنهاد کنیم که می توان گفت از یک نرم افزار مدیریت پروژه نظیر Microsoft Project ، Jira ، Knack، BuildTools، Asana ، Primavera و... باید استفاده کرد و تمامی اعضای تیم مدیریت پروژه را موظف کرد که همواره وضعیت اجرای هر کدام از فعالیت ها و وظایف هر یک از اعضای پروژه و همچنین میزان استفاده از منابع تخصیص یافته را در نرم افزار به روز کنند. شایان ذکر است وظیفه این امور محوله بر عهده تیم برنامه ریزی و کنترل پروژه میباشد. در دنیای امروزه پرکژه ها مجموعه نرم افزارهای داخلی و خارجی متنوعی برای مدیریت انواع پروژه ها وجود دارد که با توجه به نوع پروژه و رویکرد آن و ویژگی منحصر بفرد هرکدام، از آنها استفاده کرد.