مجموعه راهکار های کاهش زمان اجرای پروژه ها

یکی از معضلاتی که همیشه گریبان تیم مدیریت پروژه را میگیرد، مشکلات مربوط به تاخیرات ایجاد شده در اجرای پروژه ها میباشد. بالطبع هیچ مدیر پروژه ای در ابتدای مراحل آغازین شروع پروژه که نمی داند کدام یک از ریسک های پیش بینی شده و یا نشده باعث ایجاد تاخیر در پروژه می شوند تا بتواند برای پاسخ به ریسک های ایجادی بستر مناسب و راهکار های مخصوص ارائه کند.
با توجه به این توضیحات؛ مدیریت زمان یکی از مهمترین بخش های مدیریت پروژه میباشد.
تاخیرات در پروژه عمرانی و ساختمانی از جمله مسائلی است که تلاش های زیادی برای کاهش آن شده است؛ زیرا افزایش هزینه یکی از مباحثی است که همواره بر موفقیت پروژه اثر منفی می گذارد و سازمان های مجری پروژه را دچار بحران می کند و یکی از مهمترین دلایل افزایش هزینه های ساخت، تاخیرات در پروژه و عدم پیشرفت مناسب و تغییرات ضمن اجرای پروژه است.
تاخیرات در پروژه، به ویژه در شرایط کنونی در کشور ما موضوعی غیر قابل انکار است. بر اساس آمار منتشره سازمان مدیریت و برنامه ریزی سابق، مدت زمان اجرای پروژه های عمرانی در ایران ۳ برابر استاندارد تعریف شده جهانی می باشد.
افزایش مدت زمان اجرای پروژه، افزایش هزینه های اجرایی و افزایش زیان ناشی از فرصت از دست رفته را در پی دارد.
پس برای حل این موضوع و جلوگیری از افزایش زمان پروژه، تکنیک هایی در راستای کاهش زمان اجرای پروژه در اینجا معرفی میشوند:
۱) برای توضیح یکی از این تکنیک ها می توان به افزایش منابع پروژه اشاره کرد. همین افزایش نیز باعث رشد حجم نقدینگی و افزایش هزین های پروژه شود اما در برخی اوقات مدیران پروژه این تصمیم را می گیرند که برای زودتر تمام شدن یک فعالیت، منابع تخصیص یافته به آن را افزایش دهند، مثلا برای خاکریزی یک مسیر از دو دستگاه گریدر همزمان استفاده کرده تا بتوان زمان خاکریزی را کاهش داد.
۲) دومین راهکار مهندسی همزمان میباشد. برای توضیح عامیانه باید گفت رویکردی است که در آن عملکرد فاز طراحی (E) و فاز اجرا (C) با هم همپوشانی یا overlap داشته باشند که باعث کاهش زمان پروژه می شود، اما این راهکار نیز مشکلات خاص خود را به همراه دارد و ریسک بالایی دارد چرا که بعنوان مثال اگر قسمتی از طراحی بدون تست وارد مرحله اجرا شود ممکن است خساراتی به دنبال داشته باشد و دوباره کاری را در پروژه ایجاد کند.
۳) تکنیک مهندسی ارزش نیز می تواند باعث کاهش هزینه و همچنین کاهش زمان پروژه را به همراه داشته باشد، مهندسی ارزش می تواند با حفظ ماهیت کلی پروژه باعث کاهش زمان اجرای سازه شود.
۴) تکنیک تغییر روش ساخت نیز از دیگر راهکارهایی هست که می تواند بر کاهش زمان کلی پروژه اثر گذار باشد اما همین راهکار نیز با توجه به منحصربفرد بودن پروژه و متفاوت بودن ویژگی هر پروژه نمی شود بصورت کلی از آن استفاده کرد. مثلا برای پروژه ساخت یک واحد نگهبانی در یک کارخانه واقع در استان گیلان بدلیل وضعیت آب و هوایی نمی توان بغیر از سیمان در نمای آن استفاده کرد پس تغییر در روش ساخت در اینجا شدنی نیست اما در یک پروژه می توان با افزایش هزینه و منابع از ساخت یک واحد نگهبانی بصورت عادی، از متریال پیش ساخته و ساندویچ پنل استفاده کرد که زمان اجرای آن نیز تا ۷۰ درصد کاهش میابد.
۵) تغییر یا کاهش در محدوده پروژه (Scope) نیز می توان باعث کاهش زمان پروژه شود اما ترجیحا قبل از عقد پیمان! چرا که در این مورد اگر مدیریت قراردادها به خوبی اجرا نشده باشد، تغییر در محدوده باعث طرح کلیم و ادعا از هر طرف قرارداد شده که همین امر نیز باعث افزایش هزینه ها و همچنین تاخیرات شود، اما با مدیریت صحیح و با درایت می توان با تقسیم کار به چند زون و سپردن آنها به چندین پیمانکار و تغییر در محدوده پروژه باعث کاهش زمان شد اما افزایش هزینه را در پی دارد که در برخی مواقع مدیران پروژه ریسک افزایش هزینه را در راستای کاهش زمان به جان می خرند.
۶) دیگر راهکار مورد اشاره کاهش کیفیت پروژه بوده که می تواند زمان پروژه را کاهش دهد اما توصیه نمیشود، چرا که اگر کیفیت پروژه به قدری کاهشی شود تا انتظارات ذینفعان را برآورده نسازد، مدیر پروژه ناچار است کیفیت تحویل داده شده را تغییر دهد تا رضایت ذینفعان ( Stakeholders ) جلب کند که باعث دوباره کاری شده و هزینه ها افزایش می یابد.
۷) استفاده از روش های قراردادی هم می تواند به نوعی زمان را کاهش دهد. اگر کارفرما ریسک های پروژه را از قبیل مالی، کیفی و زمانی به پیمانکاران بصورت موثر منتقل کند، میتوان در راستای کاهش زمان پروژه گام مثبتی را بردارد، از نمونه های قراردادی می توان به قرادادهای Turn-Key یا EPC که همان قرارداد های طراحی، ساخت و اجرا میباشد، اشاره نمود.

۸) افزایش بهره وری نیروی انسانی هم جز دیگر تکنیک های کاهش زمانی است. مدیر پروژه باید فردی عملگرا و مجرب باشد، فردی باشد که که دانش فنی پروژه را بفهمد و درک کند که برای اجرای هر تسک فردی با تجربه و کاربلد را انتخاب کند تا بتوان بهره وری کلی نفرات را بالابرد تا از اتلاف وقت، هدررفت منابع مالی و همچنین اجرای کامل و تا حدودی بدون نقص فعالیت ها جلوگیری کند که همین راهکار میتواند در راستای کاهش زمان پروژه باشد.
۹) بهبود وضعیت HSE هم میتواند باعث افزایش ایمنی و همچنین کاهش خطرات و مشکلاتی از این قبیل شود و با ایجاد بستری ایمن و مطمئن در سطح کارگاه، فضای مورد نیاز عملکرد کافی افراد را فراهم کند و از اتلاف ناشی از خطرات جلوگیری کرده تا بتوان در نهایت زمان پروژه را کاهش داد.
۱۰) از تمام این توصیه ها و تکنیک ها که بگذریم شاید کلیدی ترین و مهمترین امر در کاهش زمان پروژه و جلوگیری از تاخیرات و مشکلات ایجاد شده، هنر بهبود مدیریت ارتباطات توسط شخص مدیر پروژه است که می تواند باعث ارتباط بین ارکان پروژه از قبیل تیم کارفرما و پیمانکاران شده تا از اتلاف منابع، ایجاد دعاوی حقوقی و کلیم های بی مورد جلوگیری کند و به بهترین نحو چرخه پروژه را به حرکت درآورد تا در همین راستا پروژه حداقل در زمان معین خودش به پایان رسد و دچار تاخیرات نشود.