درک مفهوم دامنه کاربرد (Scope) در استاندارد ISO ۹۰۰۱:۲۰۱۵ مقدمه

در دنیای مدیریت کیفیت، اولین گامی که هر سازمان باید برای استقرار یک سیستم استاندارد بردارد، تعیین مرزهای فعالیت خود است. بسیاری از مدیران تصور می کنند که استاندارد ایزو یک پوشش کلی برای تمام فعالیت های شرکت است، اما در واقعیت، همه چیز بستگی به «دامنه کاربرد» یا همان Scope دارد. در این مقاله، به بررسی بند ۱ استاندارد ISO 9001:2015 می پردازیم تا بدانیم چگونه می توان مرزهای صحیح یک سیستم مدیریت کیفیت را تعیین کرد.

 در ابتدا نگاهی به متن اصلی استاندارد می اندازیم تا با دقت کلمات کلیدی آشنا شویم:

“This document specifies the requirements for a quality management system where an organization needs to demonstrate its ability to consistently provide products and services that meet customer and applicable statutory and regulatory requirements…”

ترجمه رسمی:

«این سند، الزامات یک سیستم مدیریت کیفیت را مشخص می کند؛ جایی که سازمان باید توانایی خود را در ارائه مداوم محصولات و خدماتی که با نیازهای مشتری و الزامات قانونی و مقرراتی مربوطه مطابقت دارد، نشان دهد…»

دامنه کاربرد چیست؟ (به زبان ساده) اگر بخواهیم مفهوم Scope را بدون استفاده از کلمات پیچیده تعریف کنیم، باید آن را به «نقشه مرزی» یک فعالیت تشبیه کنیم.

فرض کنید شما صاحب یک شرکت تولیدی هستید. شما باید به مراجع استاندارد و مشتریان خود دقیقا بگویید: «ما دقیقا چه چیزی را، با چه فرآیندی و تا چه حد مسئولیت پذیر هستیم؟». اگر دامنه شما را به درستی تعریف نکنید، ممکن است مشتری تصور کند شما مسئول طراحی محصول هم هستید، در حالی که شما فقط تولیدکننده هستید. تعیین دامنه یعنی مشخص کردن این مرز که: «مدیریت کیفیت من، از کجا شروع می شود و کجا به پایان می رسد؟»

تحلیل فنی: اهمیت تعیین مرزهای سیستم (System Boundaries) از دیدگاه مهندسی سیستم ها، تعیین دامنه کاربرد فراتر از یک متن ساده است؛ این فرآیند در واقع تعیین Boundary Conditions یا همان شرایط مرزی سیستم مدیریت کیفیت (QMS) است.

هنگامی که سازمان دامنه خود را تدوین می کند، باید دو فاکتور اصلی را در نظر بگیرد:

محصولات و خدمات (Products & Services): دقیقا چه چیزی عرضه می شود؟ الزامات قانونی (Statutory & Regulatory Requirements): چه قوانین دولتی یا استانداردهای صنعتی بر فعالیت ما حاکم است؟ اگر سازمان در تعیین دامنه دچار خطا شود، ممکن است فرآیندهای حیاتی (مانند کنترل کیفیت محصولات برون سپاری شده) از سیستم خارج بمانند که این امر منجر به ریسک های عملیاتی و کاهش کیفیت نهایی خواهد شد.

مثال کاربردی در صنعت برای درک بهتر، یک مثال از صنعت تولید قطعات را بررسی می کنیم:

سناریوی اول (دامنه محدود): «تولید و بسته بندی قطعات فلزی برای صنایع خودرو.» (در اینجا سازمان فقط مسئول تولید و بسته بندی است و مسئولیتی در قبال طراحی قطعه ندارد). سناریوی دوم (دامنه گسترده): «طراحی، ساخت و توزیع قطعات فلزی برای صنایع خودرو.» (در این حالت، سازمان مسئولیت طراحی نیز بر عهده دارد و سیستم مدیریت کیفیت او باید فرآیند طراحی را هم پوشش دهد). نکته کلیدی: تفاوت این دو سناریو در میزان مسئولیت و فرآیندهای مورد نیاز برای استقرار ایزو است.

 ممیزها در این بند به دنبال چه هستند؟ (Audit Tips) اگر شما در حال آماده سازی برای ممیزی هستید، توجه داشته باشید که ممیز (Auditor) در بند ۱ به دنبال پاسخ به این سوالات است:

آیا دامنه تعریف شده با فعالیت های واقعی سازمان همخوانی دارد؟ (Misalignment) آیا سازمان تمام محصولات و خدماتی که ادعا می کند را در دامنه خود پوشش داده است؟ آیا الزامات قانونی و مقرراتی مربوط به حوزه فعالیت سازمان، در متن دامنه و سیستم مدیریت کیفیت لحاظ شده است؟