چرا مستندسازی مهم تر از حافظه مهندس است؟
چرا مستندسازی مهم تر از حافظه مهندس است؟
در بسیاری از پرونده های ساختمانی، سال ها از زمان اجرای پروژه گذشته است و طبیعی است که مهندس، مالک یا مجری همه جزئیات را به خاطر نداشته باشند. در چنین شرایطی، آنچه مبنای بررسی قرار می گیرد، معمولا حافظه افراد نیست، بلکه اسناد و مستنداتی است که در زمان وقوع رویداد تهیه شده اند.
برخی مهندسان تصور می کنند که تجربه و سابقه کاری آن ها برای اثبات انجام وظایف کافی است، در حالی که در فرآیندهای کارشناسی و رسیدگی، مستندات مکتوب، تصاویر، گزارش های مرحله ای، صورت جلسات و مکاتبات رسمی اهمیت بسیار بیشتری دارند. حافظه انسان ممکن است با گذشت زمان دچار خطا شود، اما اسناد صحیح و تاریخ دار می توانند روند واقعی پروژه را نشان دهند.
مستندسازی موثر تنها به تهیه گزارش محدود نمی شود. ثبت تاریخ بازدید، مشخص کردن محل نقص، ضمیمه کردن تصاویر، بایگانی مکاتبات و نگهداری نسخه های اصلی اسناد، همگی بخشی از یک نظام حرفه ای مستندسازی هستند. هرچه این فرآیند منظم تر باشد، تحلیل وضعیت پروژه نیز آسان تر خواهد بود.
از منظر مدیریت ریسک، مستندسازی نه برای زمان اختلاف، بلکه باید از نخستین روز پروژه آغاز شود. بسیاری از مهندسان تنها پس از بروز مشکل به فکر جمع آوری مدارک می افتند، در حالی که در آن زمان ممکن است بخشی از اطلاعات از بین رفته یا قابل بازیابی نباشد.
تجربه حرفه ای نشان می دهد که بهترین حافظه یک پروژه، پرونده مستندات آن است؛ پرونده ای که می تواند سال ها بعد نیز وضعیت واقعی پروژه را بازسازی کند.