گذار منابع انسانی از نقش اداری به نقش راهبردی در تاب آوری سازمانی

گذار منابع انسانی از نقش اداری به نقش راهبردی در تاب آوری سازمانی

بحران، فقط یک مساله عملیاتی نیست؛ آزمونی برای تاب آوری سازمان و سرمایه انسانی آن است. در شرایط عادی، واحد منابع انسانی بیشتر با موضوعاتی مانند جذب و استخدام، آموزش، ارزیابی عملکرد، جبران خدمات و امور کارکنان شناخته می شود؛ اما وقتی سازمان با یک بحران جدی مواجه می شود، نقش منابع انسانی تغییر می کند. در بحران، مدیر منابع انسانی باید از «مدیر امور کارکنان» به یکی از بازیگران اصلی مدیریت و تاب آوری سازمان تبدیل شود. 

 ۱. آمادگی، پیش از وقوع بحران: مدیریت بحران از زمان وقوع آن آغاز نمی شود. حوزه منابع انسانی باید از قبل مشخص کرده باشد: مشاغل و کارکنان حیاتی سازمان چه کسانی هستند؟ در صورت غیبت یا از دست رفتن برخی نیروها، چه جایگزین هایی وجود دارد؟ کدام مهارت ها برای تداوم فعالیت سازمان ضروری اند؟ سازمان برای سناریوهای مختلف بحران چه ظرفیت انسانی در اختیار دارد؟ سازمانی که پیش از بحران برای سرمایه انسانی خود برنامه ندارد، در زمان بحران ناچار به تصمیم گیری های لحظه ای خواهد شد. 

 ۲. بازآرایی نیروی انسانی: بحران، الگوی معمول کار را برهم می زند. ممکن است یک واحد با کمبود نیرو و واحدی دیگر با کاهش فعالیت مواجه شود. در این شرایط، منابع انسانی باید بتواند با استفاده از ظرفیت هایی مانند جابجایی موقت، چندمهارتی کردن کارکنان، بازتنظیم شیفت ها و الگوهای کاری انعطاف پذیر، نیروی انسانی را متناسب با اولویت های جدید سازمان بازآرایی کند. 

 ۳. ارتباطات؛ مدیریت اعتماد: در بحران، کمبود اطلاعات می تواند به اندازه خود بحران آسیب زا باشد. ابهام، شایعه و اطلاعات نادرست، اعتماد کارکنان را تضعیف می کند. مدیر منابع انسانی باید اطمینان حاصل کند که کارکنان، اطلاعات دقیق، به موقع، شفاف و قابل اعتماد درباره وضعیت سازمان، تغییرات کاری، الزامات ایمنی و حمایت های موجود دریافت می کنند. در واقع، ارتباطات بحران فقط انتقال اطلاعات نیست؛ مدیریت اعتماد است. 

 ۴. مراقبت از سلامت روانی و اجتماعی کارکنان: کارکنان در بحران ممکن است با اضطراب، نااطمینانی، فشار کاری، خستگی، سوگ یا فرسودگی مواجه شوند. بنابراین حمایت از کارکنان نباید به پرداخت حقوق و حفظ شغل محدود شود. منابع انسانی باید برای حمایت روانی اجتماعی، دسترسی به خدمات مشاوره ای، کاهش فشارهای غیرضروری و آموزش مدیران برای شناسایی نشانه های پریشانی کارکنان برنامه داشته باشد. کارکنانی که احساس می کنند سازمان در شرایط سخت از آنها حمایت می کند، ظرفیت بیشتری برای حفظ عملکرد و همراهی با سازمان خواهند داشت. 

 ۵. حفظ عدالت در شرایط دشوار : بحران معمولا تصمیم های سختی را به همراه دارد؛ از تغییر شیفت ها و محل خدمت گرفته تا توزیع فرصت ها و حمایت های سازمانی. در چنین شرایطی، ادراک عدالت اهمیت ویژه ای پیدا می کند. اگر کارکنان احساس کنند تصمیم ها تبعیض آمیز یا غیرشفاف است، اعتماد و انسجام سازمانی آسیب خواهد دید. بنابراین، تصمیم های منابع انسانی در بحران باید تا حد امکان بر اساس معیارهای روشن، منصفانه، مستند و قابل دفاع اتخاذ شوند.

 ۶. آموزش برای شرایط غیرعادی: آموزش کارکنان نباید فقط برای شرایط عادی طراحی شود. سازمان تاب آور باید کارکنان خود را برای مواجهه با موقعیت های غیرمنتظره نیز آماده کند؛ ازاین رو، آموزش های مرتبط با مدیریت بحران، تصمیم گیری در شرایط فشار، کار تیمی، ارتباطات، چندمهارتی و تداوم خدمات اهمیت پیدا می کنند. در بحران، گاهی ارزشمندترین سرمایه سازمان، دانشی است که در ذهن کارکنان آن وجود دارد. 

 ۷. تصمیم گیری مبتنی بر داده: در شرایط بحرانی، تصمیم گیری بر اساس حدس می تواند هزینه زا باشد. مدیر منابع انسانی باید تصویری به روز از وضعیت سرمایه انسانی داشته باشد: چه کسانی در دسترس اند؟ چه کسانی مهارت های حیاتی دارند؟ کدام مشاغل آسیب پذیرند؟ کجا با کمبود نیرو مواجهیم؟ و چه ظرفیت هایی برای جایگزینی وجود دارد؟ بدون داده های معتبر، مدیریت نیروی انسانی در بحران بیشتر شبیه حدس زدن است تا مدیریت. 

 ۸. حضور منابع انسانی در اتاق بحران: یکی از مهم ترین درس های مدیریت بحران این است که بحران انسانی را نمی توان بدون مشارکت منابع انسانی مدیریت کرد. تصمیم درباره تداوم خدمات، اولویت بندی فعالیت ها، تغییر شیوه کار، جابه جایی نیرو، حفاظت از کارکنان و حفظ ظرفیت سازمان، همگی ابعاد انسانی دارند. بنابراین منابع انسانی نباید صرفا پس از اتخاذ تصمیم های اصلی، برای اجرای آنها وارد عمل شود. مدیر منابع انسانی باید در فرآیند تصمیم گیری بحران حضور داشته باشد. 

 بحران ها ممکن است شکل های متفاوتی داشته باشند؛ جنگ، بلایای طبیعی، بحران اقتصادی، اختلال زیرساختی یا حملات سایبری. اما در همه آنها یک واقعیت مشترک وجود دارد: سازمان بدون کارکنان آماده، سالم، توانمند و همراه، تاب آور نخواهد بود. به همین دلیل، نقش منابع انسانی در بحران فقط این نیست که کارکنان را مدیریت کند؛ بلکه باید کمک کند سازمان بتواند با اتکا به سرمایه انسانی خود، بحران را تحمل کند، به آن پاسخ دهد و پس از بحران بازیابی شود. و شاید مهم ترین سوال این باشد: اگر فردا سازمان شما با یک بحران جدی مواجه شود، مدیر منابع انسانی شما فقط برای «اداره کارکنان» آماده است یا برای «رهبری سرمایه انسانی در بحران»؟ این تفاوت، می تواند تفاوت میان یک سازمان آسیب پذیر و یک سازمان تاب آور باشد.