مدیریت برنامه ریزی و توسعه فردی

انسان، محور بهره وری است، وکلیه سازمان ها با هرنوع ماموریتی که دارند باید بیشترین سرمایه، وقت وبرنامه را به پرورش انسانها از ابعاد مختلف اختصاص دهند. به گونه ای که انسان سازمانی، در ابعاد مختلف آمادگی ایجاد پرورش و کاربردی کردن بهره وری فردی ،گروهی و سازمانی را دارا باشد.

برنامه توسعه فردی یک برنامه زمان بندی شده مکتوب برای برآورده شدن نیازهای حرفه ای افراد در جهت رشد و توسعه آنهاست. در این برنامه سعی می گردد تا کارکنان با توجه به توانائی ها و قابلیت های خود، در راستای اهداف سازمان و شغل خویش توسعه یابند و بین نیازهای توسعه فردی و وظایف شغلی خویش ارتباطی پویا برقرار کنند. برنامه ریزی توسعه فردی به عنوان یک «ابزار کاربردی» باعث رشد و ارتقای دانش و مهارت کارکنان ازطریق مشارکت فعال سرپرستان و مدیران می شود که مهمترین ویژگی آن تعامل دو سویه کارکنان و سرپرستان (مدیران) است.
توسعه منابع انسانی در سازمان ها به نوعی تعهد و انتظار متقابل و وظیفه دو سویه بین فرد و سازمان مبدل شده است. در چهارچوب این تعهد و انتظار متقابل، کارکنان باید ضمن نشان دادن التزام عملی به انجام وظایفی در راستای اهداف سازمانی، و همچنین رفتار در چهارچوب نظامنامه آن، حقوق متقابلی را نیز برای خود تعریف کنند. از اهم این حقوق می توان به بهره مندی از فرصت توسعه مستمر دانش و مهارت کاری و تکامل جنبه های مختلف شخصیتی کارکنان اشاره کرد. از سوی دیگر سازمان نیز در چهارچوب انتظارات به حق خود از کارکنان می خواهد که با نهایت تلاش و تعهد در راستای تحقق اهداف سازمان گام بردارند(ابیلی، 1382).
امروزه اغلب سازمان ها و افراد موجود در آن با عدم اطمینان و تغییرات محیطی مواجه می شوند. بعضی عوامل تاثیر گذار بر سازمان ها شامل تقاضا برای کیفیت بیشتر، رشد جهانی شدن اقتصاد و رقابت و افزایش سطوح فناوری است. در چنین وضعیتی سازمان ها باید یاد بگیرند که چگونه انرژی های خلاق افراد را آزاد سازند و همچنین آنها باید یاد بگیرند که چگونه به افراد مختلف سازمان احترام بگذارند، تا آنها قادر باشند که عملکرد موفقی در سازمان داشته باشند و بتوانند با همدیگر در راستای اهداف مشترک کار کنند و بتوانند بر مشکلات سازمانی فائق آیند . (Nixon,1994)
تفکر سنتی مدیریت در عبارت «من مدیر هستم و این افراد برای من کار می کنند» خلاصه می شد. در این نوع تفکر، جهت دهی و کنترل با اقتدار کامل از طرف سازمان اعمال می شد. در این شیوه اعضای تیم از جهت دهی تعیین شده از طرف مدیران پیروی می کردند و از آزادی عمل کمتری برخوردار بودند و از آنها خواسته نمیشد که برای گستردگی کارهای روزانه خود فکر کنند. مدیران برای اعضای تیم برنامه ریزی می کردند و تیم ها وابسته به مدیران بودند.
در مقابل این تفکر ، الگوی دیگری مطرح شد. این تفکر می تواند در عبارت (من مدیر هستم و برای این افراد کاری می کنم) خلاصه شود. زیر بنای این نوع تفکر این است که تیم و اعضای آن از شایستگی لازم برای سازماندهی کار خود برخوردار هستند. حرکت از الگوی وابستگی به سوی الگوی توانمند سازی کار ساده ای نیست و آن مستلزم تغییر در طرز تفکر ادراکات و مهارتی مدیران دارد(Wilson, 1996).
«برنامه ریزی توسعه فردی» ابزاری است که ازطریق آن کارکنان مجهز به مهارت های چند بعدی درزمینه شغلی، تخصصی، فکری، تحصیلی وخانوادگی مجهز می گردند که باعث تحقق هدف توسعه منابع انسانی می شود.

تعریف برنامه ریزی توسعه فردی
«برنامه ریزی توسعه فردی» سند توافق شده ای بین کارکنان و مدیران سازمان است، که در آن اهداف و برنامه ریزی های سالانه با محوریت توسعه فردی کارکنان مشخص شده است. در برنامه ریزی توسعه فردی همکاری موثری بین کارکنان و مدیران صورت می پذیرد تا در آن «نیازهای آموزشی و رشد کارکنان» به منظور ارتقا شایستگی های و مهارتهای فردی مشخص گردد ( 2002 (Auckland University of Technology,. در این برنامه سعی می گردد تا کارکنان با توجه به توانائی ها و قابلیت های خود؛ در راستای اهداف سازمان و شغل خویش توسعه یابند و بین نیازهای توسعه فردی و وظایف شغلی خویش ارتباطی پویا برقرار کنند.
یک برنامه توسعه فردی یک برنامه زمان بندی شده مکتوب برای رسیدن به اهداف توسعه ای همسو با برنامه استراتژیک و عملی سازمان می باشد(U.S. Department of Energy, 1999).

اهداف برنامه ریزی توسعه فردی
ازجمله مهم ترین اهداف برنامه ریزی توسعه فردی کارکنان می توان به موارد زیر را برشمرد:
-1شناسایی نیازهای توسعه کارکنان به وسیله مقایسه مهارتها و توانمندیهای کارکنان با نیازهای شغلی؛
-2شناسایی فرصتهای مسیر شغلی و انتخاب بهترین گزینه آن برای هر فرد؛
-3اجرای یک نظام توسعه فردی و تخصصی برای هر یک از کارکنان.
مزایای برنامه ریزی توسعه فردی
برنامه ریزی توسعه فردی به عنوان یک «ابزار کاربردی» باعث رشد و ارتقای دانش و مهارت کارکنان ازطریق مشارکت فعال سرپرستان و مدیران می گردد که مهم ترین ویژگی آن تعامل دو سویه کارکنان و سرپرستان (مدیران) است. برنامه ریزی توسعه فردی ابزاری است که طی آن سرپرستان با کارکنان برای توافق بر اهداف و نیازهای توسعه ای با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند و با علایق کارکنان آشنا می شوند.برنامه ریزی توسعه فردی قسمتی از چرخه برنامه ریزی کل سازمان است. برنامه استراتژیک سازمان بر اهداف بلند مدت تمر کز دارد و برنامه عملی در راستای برنامه استراتژیک سازمان تضمین دهنده محقق شدن اهداف استراتژیک است. مدیران و سرپرستان ، مسولیت اجرای برنامه های عملی را بر عهده دارند. بنابراین، کارها باید با اولویت های مشخص شده از سوی سرپرستان برای انجام برنامه عملی، همسو باشد و سرپرستان باید مطمئن باشند که کارکنان از دانش، مهارت و توانایی لازم برای دستیابی به اهداف تعیین شده برخوردارهستند. در این راستا طراحی و اجرای یک برنامه توسعه فردی و ارزیابی مهارت های کارکنان نقش مهمی در انجام برنامه های عملی سازمان و در نهایت تحقق اهداف استراتژیک سازمان دارد.

نقش شناخت کارکنان از خود در فرایند برنامه ریزی توسعه فردی: خود ارزیابی در فرایند برنامه ریزی توسعه فردی، نقش مهمی دارد.اهداف توسعه ای برگرفته از نیازهای سازمانی و مهارتی کارکنان، به کمک شناخت کارکنان از خود به دست می آید(US Department of Energy nd).
در فرایند شناخت از خود، هریک از کارکنان با شناسایی نقاط قوت و ضعف خود، سعی می کنند که درک بهتری از خود به دست آورند و موارد غیر مرتبط را شناسایی می کنند(U.S Department of commerce nd).
در فرایند شناخت از خود هریک از کارکنان با پرسش های " من کجاهستم؟، کجا می خواهم باشم؟ و چگونه می خواهم به مکان مورد نظر خود برسم؟" می توانند نقاط قوت خود را ارزیابی و نقاط قابل بهبود خود را شناسایی کنند.
(U.S Department of Defense nd).

فرایند برنامه ریزی توسعه فردی
برنامه ریزی توسعه فردی از یک تعامل دو جانبه بین کارکنان و سرپرستان شکل می گیرد.هر یک از کارکنان برای توسعه فردی خود مسئول هستند و بعد از طراحی آن درباره محتوای آن با سرپرست خود توافق می کنند.در منابع مختلف مراحلی برای برنامه ریزی توسعه فردی در نظر گرفته شده است.ولی فرایند استانداردی برای آن وجود ندارد.یکی از جامع ترین مراحل ارائه شده مراحل شش گانه ، برنامه ریزی توسعه فردی است که عبارتند از:
گام اول: شناسایی اولویتهای عملکرد؛
گام دوم:تعیین ارزیابی نیازهای مهارتی و اهداف توسعه ای؛
گام سوم: شناسایی گزینه های توسعه و انتخاب فعالیتها؛
گام چهارم: در میان گذاشتن اهداف توسعه با سرپرستان و بحث با آنها پیرامون اهداف توسعه؛
گام پنجم: اجرا؛
گام ششم: نظارت بر پیشرفت فرایند 

مرحله اول: شناسایی اولویت های عملکرد: اولویت های عملکرد ، وظایف و برنامه هایی هستند که باید برای رسیدن به برنامه های عملی تکمیل گردند.اولویت های عملکرد عوامل موفقیت را تعیین می کنند و معیاری برای سهم هریک از کارکنان در اهداف سازمان هستند. اولویت های عملکرد اهداف شغلی و فعالیت های مورد انتظار از کارکنان هستند و باید نشات گرفته از برنامه های استراتژیک سازمان ، برنامه های عملی و نیازهای عملیاتی روزانه باشند.برای اطمینان از واقعی بودن اولویت های عملکرد، سرپرستان و کارکنان باید سه اولویت عملکرد مورد انتظار برای 12 ماه آینده را شناسایی کنند.
نمونه هایی از اولویتهای عملکرد کارکنان به شرح زیر است:
اجرای کنترل های ایمنی رایانه؛
فراهم کردن ایمنی و آموزش سلامتی؛
فراهم کردن اطلاعات و آموزش برای کاربران کارتهای اعتباری؛
اجرای فعالیت های کارمند یابی برای بخشهای مختلف؛

مرحله دوم : ارزیابی نیازهای مهارتی و تعیین اهداف توسعه ای: از زمانی که اولویت های عملکرد تعیین شوند، ارزیابی نیازهای مهارتی نیز آغاز می شود. ارزیابی نیازهای مهارتی، فرایند شناسایی آن دسته از شایستگی های کارکنان است، که باید به منظور دستیابی به اولویت های عملکرد دارا باشند.این شایستگی ها شامل دانش، مهارت و توانایی است.در این مرحله، شغل، استانداردهای انجام شغل، شرح شغلی و ارزیابی عملکرد مورد توجه قرار می گیرد.منظور از دانش، اشراف کامل بر یک موضوع است.منظور از مهارت شایستگی های فیزیکی برای انجام کار است و منظور از توانایی ، پتانسیل های استفاده از دانش و مهارت در مواقع لزوم است. اهداف توسعه ای فعالیت ها و بیاناتی هستند که شایستگی های مورد توجه در برنامه ریزی توسعه فردی را طرح ریزی می کند.(U.S Department of Energy,1999).
یک هدف توسعه، بیانی از یک پیامد مطلوب یا انجام و اجرای آن است که مشخص ، قابل مشاهده و واقعی است. بر اساس اطلاعاتی که کارکنان از شناخت خود و مرحله اول جمع آوری کرده اند، اهداف توسعه ای خود را طی یک سال آینده مشخص می کنند.در آماده کردن اهداف توسعه ای باید توجه شود که اهداف، قابل دسترسی باشد.
آموزش های مبتنی بر رایانه: آموزش هایی هستند که با استفاده از رایانه های شخصی انجام می گیرد.این آموزش ها نقش کلیدی در کم کردن شکاف مهارتی و بهبود عملکرد کاری ایفا می کند و اجازه استفاده اثربخش از زمان را به کارکنان می دهد.این آموزشها می تواند از طریق سی دی های آموزشی یا وب سایت صورت بگیرد؛
دوره های خود یادگیری: در این روش زمان یادگیری توسط خود یادگیرنده تعیین می شود.این روش زمانی مناسب است که مواد آموزشی در دسترس و نیازها و پیش زمینه های افراد متفاوت باشد.همچنین این نوع آموزش زمانی مفید است که نتوان همه افراد نیازمند به آموزش را در یکجا و در یک زمان مشخص، جمع کرد؛
تکالیف چرخشی: در این نوع آموزش. فرد به طور موقت به کار ویژه مشغول می شود و بدین صورت فرصتی برای یادگیری و توسعه مهارت خاص مورد نیاز برای فرد ایجاد می شود(Department of Defense nd)؛
جلسات بحث با متخصصان: جلسات پرسش و پاسخ با افراد متخصص در یک موضوع با هدف یادگیری وظایف مشخص.
سه معیار می تواند در انتخاب بهترین فعالیت تعیین کننده باشد:
آیا فعالیت مورد نظر به برآورده شدن اهداف توسعه کمک می کند؟
هزینه های مستقیم و غیر مستقیم هر فعالیت چیست؟
آیا فعالیت توسعه ای به آسانی در دسترس است؟

مرحله چهارم: بحث با سرپرستان پیرامون اهداف توسعه: نقش سرپرستان و مدیران در فرایند تدوین برنامه ریزی توسعه فردی به عنوان یک «مربی و هدایت کننده» است. سرپرستان و مدیران امکانات و تسهیلات لازم را برای افزایش دانش و مهارت و توسعه جنبه های مختلف کارکنان جهت دستیابی به اهداف توسعه فراهم می کنند.
بعد از مشخص کردن اهداف توسعه توسط کارکنان، هر یک از آنها برای بحث با سرپرست خود پیرامون برنامه توسعه فردی خود آماده می شوند.بحث بین کارکنان و سرپرست باید شفاف و دوستانه باشد.این جلسه زمانی صورت می گیرد که کارکنان، اولویت های عملکرد خود را مشخص کرده و ارزیابی از نیاز های مهارتی بعمل آورده باشند و اهداف و فعالیت های توسعه را انتخاب کرده باشند.در این جلسه فعالیت های توسعه مورد حمایت سرپرستی مشخص می شود وهمچنین فعالیت هایی که به دلیل محدودیت های بودجه و زمان قابل اجرا نیستند، شناسایی می شود.این اطلاعات در توسعه یک برنامه عملی و امکان پذیر، مفید خواهد بود (Department of Energy,1999).
نقش سرپرستان ، قبل از بحث با کارکنان خود ، پیرامون برنامه توسعه فردی ، شامل موارد زیر است:
سرپرستان ابتدا باید به مرحله اول و دوم بازگردند.آنها باید کار و استانداردهای انجام کار، شرح شغلی، ارزیابی عملکرد،دانش مهارت و توانایی لازم برای انجام یک عملکرد خوب را در نظر بگیرند.آنها باید نیازهای سازمان در چند سال آینده را ، با توجه به برنامه های استراتژیک، تغییر در تکنولوژی، نیازهای کارمند یابی در نظر بگیرند.همچنین آنها باید بعد از نیاز سنجی، پتانسیل های برآورده شدن نیازها را شناسایی و فعالیتهای توسعه ای مورد نیاز برای برآورده شدن نیازها را مشخص نمایند.

مرحله پنجم: اجرای عمل
بعد از توافق بین کارکنان و سرپرستان شالوده یک برنامه توسعه فردی ایجاد می شود و هر یک از کارکنان آماده عمل کردن و تکمیل فعالیتهای توافق شده هستند.

مرحله ششم: نظارت بر پیشرفت فرایند
فرایندIDP یک فرایند مستمر رشد و توسعه می باشد.اثر بخش بودن یک برنامه توسعه فردی باید بصورت دوره ای مورد ارزیابی قرار بگیرد.برنامه توسعه فردی حداقل باید به صورت 6 ماهه مورد ارزیابی قرار گیرد.

نتیجه گیری :
چرخه برنامه توسعه فردی به صورت مستمر است.تغییرات و چالش هایی که در محیط صنعتی امروز درحال رخ دادن است، بیانگر این واقعیت است که موفقیت یا شکست سازمان ها در عرصه رقابت جهانی، متاثر از نقش کارکنانی می باشد که از دانش ،مهارت و توانمندی بالایی برخوردارند. بی شک چنین کارکنانی مهمترین مزیت رقابتی سازمان ها شمرده می شوند(سلیمی، 1382). برنامه ریزی توسعه فردی کارکنان به عنوان تکنیکی در توانمند سازی کارکنان باعث رشد وارتقائ کارکنان در راستای اهداف سازمان می گردد.توانمند سازی کارکنان مستلزم توسعه همه افراد سازمان می باشد. در گذشته توجه به توسعه، محدود به مدیران و سرپرستان بود. در چنین سازمان هایی مدیران موفق از سطح سرپرستی به مدیر اجرایی ارتقاء پیدا می کردند. ارزیابی از مدیران در یک دوره سه ، شش و یا سالانه صورت می گرفت. در این گونه سازمان ها یک سیاست توسعه مدیریت دنبال می شد و نقش مدیران ارتقاء عملکرد بود. در توانمند سازی توجه به توسعه و رشد، به همه کارکنان ودر همه ابعاد می باشد. ارزیابی توسعه قسمت مهمی از برنامه توسعه هر فرد در سازمان می باشد. هدف ارزیابی توسعه ، شبیه ارزیابی مدیران ، با تمرکز بر نیازهای توسعه ای فرد می باشد. اطلاعات ایجاد شده از ارزیابی های توسعه، اساس یک برنامه توسعه فردی راشکل می دهد که سازمان ها برای موفقیت درماموریت خود ، نیازمند این تکنیک می باشند.برنامه ریزی توسعه فردی در قالب یک فرایند مداوم وپویا در جهت تعالی کارکنان باید محقق شود.

منابع
1- ابیلی خدایار، سیستمهای توسعه منابغ انسانی، مجموعه مقالات اولین کنفرانس توسعه منابع انسانی؛ آبان 1382.
-2 سلیمی قربانعلی، توان افزائی کارکنان برای رقابت پذیری در محیط جهانی اولین کنفرانس توسعه منابع انسانی؛ آبان 1382.
3- U.S Department of Energy (1999), Headquarters Individual Development Planning Guide.
4- U.S Department of commerce (nd), Individual Development Planning.
5-Auckland University(2002), Individual Development Planning: A guide for Staff and Managers.
6- U.S Department of Defense(nd), The Individual Development Plan: General Guidelines for Charting Your Career.
7- Nixon Bruce(1994), "Developing an empowering culture in organization, empowerment in organization", Vol2, No1, pp:14-24
8- Wilson Terry(1996),The empowerment manual, USA, Gower.
محمد صادق حسن زاده: کارشناس ارشد مدیریت دولتی از دانشگاه تربیت مدرس و کارشناس سازمان مدیریت صنعتی
عباس شهرانی: کارشناس ارشد مدیریت دولتی از دانشگاه علامه طباطبایی و کارشناس شرکت ساپکو