راهنمای دبیرخانه همایشها

2020-11-29

هدف مجموعه سیویلیکا ارتقاء جایگاه علم در کشور است و در این هدف، با کلیه مراکزی که در این راستا فعالیت میکنند همکاری های لازم را انجام می دهد. کمک به دبیرخانه همایشها برای برگزاری هر چه بهتر و باشکوه تر رویدادهای علمی یکی از محورهای کلیدی سیویلیکا است. با توجه به سختی ها و مشقات بسیار زیاد برگزاری کنفرانسها، سعی میکنیم کمک حال دبیرخانه کنفرانسها باشیم و بخشی از سختی راه را بکاهیم و این هدف را با نظم و ترتیب حاکم در مجموعه سیویلیکا و سرعتی که در روند نمایه سازی مقالات کنفرانسها داریم و همچنین عدم تحمیل بار اضافی به دبیرخانه کنفرانسها امکان پذیر می نماییم.

خدماتی که سیویلیکا به دبیرخانه کنفرانسها ارائه مینماید عبارتند از:

  • پوشش کامل اطلاع رسانی، و فراخوان همایش در پایگاه سیویلیکا
  • پوشش کامل فعالیتهای افراد مهم علمی رویداد در صفحات اختصاصی "افراد مهم علمی"
  • درج خبر در سایتهای زیر مجموعه سیویلیکا
  • انتشار کنفرانس در پایگاه همایشهای علمی ایران: Symposia.ir
  • انتشار اخبار کنفرانس در پایگاه فراخوانهای علمی پژوهشی کشور: CallForPapers.ir
  • انتشار اخبار کنفرانس در پایگاه بنانیوز برای کنفرانسهای حوزه عمران و معماری: BanaNews.ir
  • نمایه سازی مقالات
  • اعطاء گواهینامه نمایه سازی و ثبت مقالات به کنفرانسهای مهم
  • ایجاد صفحات آرشیو و تحلیل دوره های کنفرانسها برای رویدادهای بیش از چند دوره برگزاری
  • ارائه دسترسی سازمانی به دبیرخانه کنفرانس جهت مدیریت اطلاعات همایش، نمایه سازی مستقیم مقالات اصلی و یا اضافه کردن مقالات جامانده و درج اخبار همایش

کلیه خدمات فوق به صورت رایگان در اختیار دبیرخانه کنفرانسها از طرف سیویلیکا قرار میگیرد و هیچ گونه وجهی از دبیرخانه ها برای خدمات فوق اخذ نمی شود. برای شروع فرآیند حمایت سیویلیکا از همایش شما، لطفا فرم درخواست زیر را تکمیل فرمایید:

https://civilica.com/register/confrence/

علاوه بر این برای همایشهایی که مایل به پوشش اطلاع رسانی وسیعتر هستند، خدمات خاص اطلاع رسانی شامل خدمات ویژه تبلیغاتی زیر ارائه می گردد. خدمات تبلیغاتی زیر شامل هزینه تبلیغات می باشد:

  • درج بنر همایش در پایگاه سیویلیکا و سایتهای زیر مجموعه
  • ارسال ایمیل فراخوان همایش به لیست تخصصی دسته بندی شده پژوهشگران

برای مشاهده لیست کامل خدمات تبلیغاتی ویژه کنفرانسها صفحه "تبلیغات ویژه کنفرانسها" (https://daneshin.ir/p/4) را در پایگاه دانشین مشاهده فرمایید و جهت درخواست خدمات، از طریق پشتیبانی سیویلیکا با ما در ارتباط باشید.

دسترسی سازمانی ویژه دبیرخانه کنفرانسها
زیر ساخت جامع دبیرخانه ها در پایگاه سیویلیکا، امکان مدیریت کامل داده های ژورنالها و همایشهای نمایه شده را برای دبیرخانه ها فراهم می سازد. هدف از پیاده سازی این زیر ساخت، افزایش سرعت نمایه سازی و اصلاح مقالات و همچنین تضمین به روز بودن اطلاعات هماشها و ژورنالهای پایگاه با ایجاد دسترسی مستقیم به دبیرخانه ها می باشد.

با استفاده از دسترسی سازمانی دبیرخانه همایش در حال حاضر میتوانید:

  • ویرایش کامل اطلاعات تقویم همایش، به روز رسانی پوستر و اصلاح تاریخهای مهم
  • نمایه سازی مستقیم مقالات اصلی و یا اضافه کردن مقالات جامانده به لیست مقالات
  • ویرایش مقالات نمایه شده از کنفرانسها
  • مدیریت، و ایجاد ساختار سازمانی کنفرانس
  • درج مستقیم اخبار داخلی کنفرانس در پایگاه سیویلیکا
  • ارتباط مستقیم با بخش پشتیبانی کنفرانسها

دبیرخانه های همایش و ژورنال برای دریافت دسترسی با بخش مربوطه در پایگاه سیویلیکا ارتباط بگیرند.


ورود به پنل مدیریت سازمانی
به منظور ورود به کنترل پنل دبیرخانه همایش، از طریق لینک زیر (https://civilica.com/organ/) وارد پنل سازمانی خود شوید. اطلاعات ورود به این پنل همان اطلاعات حساب کاربری شما بر روی سیویلیکا می باشد که در صورتی که دسترسی به مدیریت همایش به حساب کاربری شما داده شده باشد، از طریق فرم زیر میتوانید وارد این پنل شوید.

معرفی بخش دسترسی سازمانی
پنل دسترسی سازمانی یک پنجره واحد برای مدیریت سازمانها بر اساس دسترسی های مختلفی است که دارند. برای مثال اگر یک مرکز برگزار کننده دوره های مختلف کنفرانس و همچنین ناشر ژورنال علمی باشد، از طریق همین دسترسی، میتواند اطلاعات کلیه دوره های کنفرانسها و ژورنالها را مدیریت نماید.

با انتخاب هر دوره از کنفرانس، مدیریت داده های آن دوره از همایش در اختیار شما قرار میگیرد و با استفاده از منوهای سمت راست میتوانید اطلاعات مربوطه را مدیریت نمایید.

ویرایش اطلاعات کنفرانس
در قسمت ویرایش اطلاعات کنفرانس، عمده اطلاعاتی که در صفحه تقویم کنفرانسها برای هر کنفرانس نمایش داده می شود، به صورت فیلد به فیلد قابل ویرایش می باشد.

[تصویر در راهنمای PDF ارسالی به دبیرخانه ها قرار دارد]

طبق صفحه فوق، میتوانید عناوین، وبسایت، تاریخهای مهم، راههای ارتباطی، توضیحات کنفرانس، و پوستر را به صورت کامل ویرایش نمایید. پس از اعمال ویرایش و ذخیره، اطلاعات به صورت موقت منتظر تایید نهایی سیویلیکا میمانند و با تایید، اطلاعات ویرایش شده در صفحه تقویم نمایش داده خواهند شد.

ویرایش اطلاعات پایه کنفرانس، تا زمان نمایه سازی مقالات امکان پذیر است و پس از نمایه سازی، امکان ویرایش اطلاعات غیرفعال می شود.

مدیریت مقالات
با استفاده از منوی "مدیریت مقالات" در سمت راست، میتوانید نسبت به مدیریت مقالات کنفرانس اقدام نمایید. کنفرانسهایی که تعداد مقالات کمی دارند و یا سرعت نمایه سازی برای آنها بسیار اهمیت دارد، میتوانند به صورت مستقیم نسبت به نمایه سازی کامل مقالات خود از این طریق اقدام کنند و یا فقط برای اضافه کردن مقالات جامانده از فرایند نمایه سازی اصلی از این بخش استفاده نمایند.

محدودیت: در این بخش اضافه کردن مقالات جامانده از نمایه سازی، تا شش ماه پس از نمایه سازی اصلی مجاز میباشد.

به منظور اضافه کردن مقالات در چند بخش اطلاعات نمایه مقاله و فایلهای مربوطه اضافه می شوند. نویسندگان نیز باید طبق دستورالعملی که داریم اضافه شوند.

[تصویر در راهنمای PDF ارسالی به دبیرخانه ها قرار دارد]

با اضافه کردن هر مقاله، مقاله به لیست مقالات منتظر بررسی اضافه می شود و پس از تایید سیویلیکا، مقالات به سایت اضافه می شوند.

[تصویر در راهنمای PDF ارسالی به دبیرخانه ها قرار دارد]

در بخش مدیریت مقالات، علاوه بر اضافه کردن مقالات جدید، امکان ویرایش مقالات نمایه سازی شده قبلی نیز وجود دارد. با انتخاب دسته "تایید و منتشر شده" مقالات منتشر شده از آن کنفرانس را خواهید دید. با کلیک بر روی هر کدام مستقیما صفحه ویرایش مقاله مربوطه باز می شود و میتوانید هر بخش را که نیاز به اصلاح دارد تغییر دهید.

[تصویر در راهنمای PDF ارسالی به دبیرخانه ها قرار دارد]

مدیریت ساختار سازمانی
در بخش مدیریت ساختار سازمانی، علاوه بر مشاهده لیست سازمانی تعریف شده برای هر همایش، با استفاده از گزینه "افزودن فرد جدید" از طریق فرمی که باز می شود، میتوانید افراد سازمانی مورد نظر را اضافه فرمایید:

[تصویر در راهنمای PDF ارسالی به دبیرخانه ها قرار دارد]

فرم افراد سازمانی باید با دقت کامل تکمیل شود. هر چه داده ها کاملتر باشند، تصمیم گیری برای تایید این فرد در ساختار سازمانی سریعتر انجام می شود. در صورتی که فردی که اضافه می شود از قبل دارای صفحه رزومه بر روی سیویلیکا نبوده باشد، صفحه جدید اضافه می شود در غیر این صورت به رزومه فرد مورد نظر اضافه می شود.

طبیعی است که ویرایش و اضافه کردن ساختار سازمانی کنفرانسها، تا زمان برگزاری همایش مجاز است و پس از آن این بخش غیرفعال می شود.

انتشار اخبار کنفرانس
از طریق این بخش، دبیرخانه می تواند به صورت مستقیم، به روند انتشار اخبار همایش بر روی پایگاه سیویلیکا نظارت داشته و همچنین اخبار داخلی همایش را بر روی صفحه کنفرانس در سیویلیکا منتشر نماید. این اخبار داخلی می تواند شامل اتفاقات مهم در روند برگزاری همایش، اضافه شدن فرد مهم علمی شاخص به ساختار سازمانی، ورود حامی جدید به لیست حامیان همایش و یا اطلاع رسانی کارگاهها و زمانبندی و ... باشد.

در بخش اخبار کنفرانس علاوه بر لیست اخبار منتشر شده (که ممکن است توسط سیویلیکا برای کنفرانس درج شده باشند و یا قبلا توسط دبیرخانه اضافه شده باشند)، از طریق بخش اضافه کردن خبر جدید، فرمی برای درج اخبار باز می شود.

اخبار اضافه شده توسط دبیرخانه، پس از تایید سیویلیکا در صفحه اختصاصی کنفرانس در سیویلیکا در زیر لیست ساختار سازمانی نمایش داده می شوند.

[تصویر در راهنمای PDF ارسالی به دبیرخانه ها قرار دارد]

[بازگشت به راهنمای استفاده از پایگاه سیویلیکا]