مستندسازی بازدیدها و عملیات نگهداری؛ مهم ترین ابزار دفاع در اختلافات فنی و حقوقی
مستندسازی بازدیدها و عملیات نگهداری؛ مهم ترین ابزار دفاع در اختلافات فنی و حقوقی
یکی از مهم ترین اصول مدیریت نگهداری ساختمان که در عمل کمتر مورد توجه قرار می گیرد، مستندسازی است. مبحث ۲۲ مقررات ملی ساختمان، نگهداری را یک فرآیند مستمر می داند و تحقق این فرآیند بدون ثبت اطلاعات، سوابق بازرسی و اقدامات انجام شده امکان پذیر نیست. بسیاری از ساختمان ها با وجود انجام تعمیرات، فاقد هرگونه سابقه مکتوب از زمان، علت، نحوه اجرا و مسئول انجام کار هستند و همین موضوع در زمان بروز اختلاف، اثبات انجام وظایف را دشوار می کند.
سوابق نگهداری باید شامل زمان بازرسی، بخش مورد بررسی، نواقص مشاهده شده، اقدامات اصلاحی، تاریخ انجام تعمیرات و در صورت امکان مشخصات فرد یا شرکت مجری باشد. همچنین نگهداری تصاویر قبل و بعد از تعمیر، گزارش های فنی و فاکتورهای مربوط به تعمیرات، ارزش این مستندات را افزایش می دهد. این اطلاعات علاوه بر کمک به برنامه ریزی برای تعمیرات آینده، روند فرسودگی ساختمان را نیز مشخص می کند.
از منظر حقوقی، مستندات نگهداری به تنهایی دلیل قطعی بر نبود مسئولیت نیستند، اما در صورت طرح دعوا می توانند از جمله ادله ای باشند که مرجع رسیدگی در کنار سایر مدارک برای بررسی میزان رعایت تکالیف قانونی مورد توجه قرار می دهد. برعکس، نبود هرگونه سابقه از بازرسی ها و تعمیرات، ممکن است ارزیابی عملکرد مسئول نگهداری را با ابهام مواجه کند.
از دیدگاه مهندسی، مستندسازی باید بخشی از مدیریت ساختمان باشد، نه اقدامی که تنها پس از وقوع حادثه انجام شود. ایجاد یک پرونده فنی برای هر ساختمان، ثبت منظم اطلاعات و به روزرسانی مستمر آن، هزینه چندانی ندارد اما می تواند از بسیاری از اختلافات فنی و حقوقی آینده جلوگیری کند.