مهم ترین مدارکی که هر مهندس ناظر باید بایگانی کند

مهم ترین مدارکی که هر مهندس ناظر باید بایگانی کند

یکی از نقاط ضعف بسیاری از پرونده های ساختمانی، نبود آرشیو مناسب از اسناد پروژه است. گاهی سال ها پس از پایان عملیات ساختمانی، اختلافی مطرح می شود و مهندس به دلیل نداشتن مدارک کافی، امکان اثبات انجام صحیح وظایف خود را از دست می دهد. در حالی که بایگانی منظم اسناد، یکی از اصول مدیریت حرفه ای فعالیت مهندسی است.

حداقل مدارکی که توصیه می شود هر مهندس ناظر نگهداری کند عبارت اند از: قراردادهای مرتبط، نقشه های مصوب، گزارش های مرحله ای، اخطارهای صادرشده، مکاتبات با مالک، مجری و شهرداری، تصاویر تاریخ دار از مراحل اجرا، صورت جلسات، تاییدیه های فنی، مدارک مربوط به تغییرات احتمالی پروژه و هر سندی که نشان دهنده انجام وظایف قانونی باشد.

در عصر دیجیتال، نگهداری نسخه الکترونیکی اسناد در کنار نسخه فیزیکی اهمیت زیادی دارد. البته لازم است این اسناد به گونه ای آرشیو شوند که اصالت، تاریخ و قابلیت دسترسی آن ها حفظ شود. همچنین رعایت محرمانگی اطلاعات پروژه و اسناد اشخاص نیز ضروری است.

از منظر حقوقی، هیچ فهرست واحد و الزام آوری برای همه پروژه ها وجود ندارد، اما هر سندی که بتواند انجام صحیح وظایف مهندس را نشان دهد، ممکن است در صورت بروز اختلاف ارزش اثباتی داشته باشد. بنابراین، آرشیو اسناد را نباید یک کار اداری ساده دانست؛ بلکه بخشی از مدیریت ریسک حرفه ای مهندس است.